Liczba osób pracujących mobilnie na całym świecie sięgnęła w 2009 r. 850 mln - czyli ok. jednej czwartej wszystkich zatrudnionych – wynika z raportu IDC. Praca w coraz mniejszym stopniu kojarzy się z miejscem, a działalność biur w coraz większym stopniu koncentruje się w sferze wirtualnej. Jesteśmy świadkami narodzin nowej generacji biur – networked office

Tekst: Joanna Nikodemska – magazyn „Focus”

Ponad  połowa pracujących Amerykanów odbyła służbową rozmowę lub napisała e-mail w… toalecie, 60% nigdy nie wyłącza telefonu komórkowego – wynika z badania, przeprowadzonego na zlecenie firmy Nokia. Ponad 60% europejskiej kadry kierowniczej pracuje w terenie. Jak podaje niezależny instytut badawczy Coleman Parkes w raporcie dotyczącym pracy mobilnej, w Wielkiej Brytanii i Belgii liczba ta osiąga nawet 70%, a w Holandii - 90%.
Rozwój technologii sprawił, że pracujemy zawsze i wszędzie. A jeszcze sto lat temu biura były odwzorowaniem XIX-wiecznych zakładów przemysłowych – setki urzędniczek siedziały w równych rzędach i pracowały w wielkiej hali jak robotnice przy taśmie. Każda wykonywała określoną czynność i przekazywała sprawę dalej. Przemiany społeczne, które zaszły po II wojnie światowej, znalazły swoje odzwierciedlenie także w nowej idei pracy – biura tailorystyczne zostały zastąpione przez demokratyczne (oddzielne pokoje, podziały na działy). W XXI wieku dokonał się kolejny przełom – tym razem za sprawą technologii: solidnej, godnej zaufania i wszechobecnej. Dzięki temu funkcjonujemy dziś w erze mobilnej, zamiast tradycyjnych biur mamy rozproszonych pracowników, połączonych ze sobą w sieci (networked office). Coraz więcej spraw załatwiamy podczas szkoleń, konferencji, targów, spotkań z klientami, posiłków, w domu i w podróży. Praca ma charakter zadaniowy, znikają indywidualne stanowiska pracy, zespoły są tymczasowe i organizowane do konkretnego projektu. Większość z nas zajmuje się przynajmniej kilkoma sprawami jednocześnie, a współpraca międzynarodowa i odmienne strefy czasowe sprawiają, że musimy czasem pracować w nietypowych godzinach i coraz częściej - w wolnym czasie.

Pracownicy mobilni
„Przez lata zdalna praca pozostawała marzeniem nieszczęśników wbitych za biurka zamknięte w małych boksach. Jednak dopiero od 2-3 lat technika sprawiła, że to marzenie zaczęło się spełniać. To zasługa połączenia trzech czynników: szybkich i tanich łączy internetowych, wydajnych przenośnych komputerów i zaawansowanego oprogramowania do współpracy” – mówi Piotr Stanisławski, dziennikarz naukowy tygodnika „Przekrój”. „Dziś siedzący w domu odległym nawet o setki kilometrów od biura pracownik ma praktycznie taki sam dostęp do wszelkich narzędzi, tak jak z człowiek będący na miejscu. Przy tym nie zajmuje miejsca, nie zużywa prądu i kawy, sam po sobie sprząta”.


Najbardziej mobilni pracownicy spędzają cały czas poza biurem, np. przedstawiciele handlowi. Zadania wykonują zdalnie, a wyniki przesyłają przełożonym e-mailem. Druga grupę stanowią osoby pracujące w systemie hot desków (gorących biurek) – pojawiają się w biurze okazjonalnie i w razie potrzeby mogą skorzystać z wolnego biurka. Najrzadziej przemieszczają się tzw. pracownicy stacjonarni – okazjonalnie odbywają podróże służbowe by spotkać się z klientem, wziąć udział w szkoleniu lub konferencji. Niezależnie od tego, do której grupy należy pracownik, organizacja pracy na odległość wymaga zaopatrzenia w niezbędny sprzęt – funkcjonalny i ergonomiczny.

Praca w nietypowych miejscach to norma dla Aleksandry Klonowskiej-Szałek. „Moje biuro jest wszędzie: w klimatycznej knajpie w centrum miasta, w parku, w galerii handlowej, w hotelowym lobby, w samolocie, w kolejce WKD. Jestem nomadą rynku pracy, cyfrowym Beduinem, jedyne co mnie ogranicza to technologia. A właściwie to ona umożliwia mi to, co kiedyś było niemożliwe. I daje klucz do zupełnie innego życia” - pisze w swoim blogu Pracujflexi.pl.

Maciej Kroenke prowadzi firmę consultingową Fern Partners. Specyfika jego pracy (projekty realizowane u klienta) wymaga częstych spotkań i podróży. W ciągu pierwszego półrocza tego roku okrążył Ziemię 2,5 razy. W powietrzu spędził 220 godzin, co daje prawie 28 dni roboczych. Do tego dochodzi czas na lotniskach, w hotelach i taksówkach. Praca w podróży to z konieczności dla niego standard. „W domu i biurze używam klasycznego laptopa, w drogę zabieram mniejszy (ale nie netbook), z wbudowaną kamerą i mikrofonem, co znacznie podnosi komfort podróżowania. Mam na nim zainstalowane oprogramowanie szyfrujące - jeśli zostanie zgubiony lub skradziony, nikt nie będzie w stanie odczytać danych. Na ekranie monitora zamontowałem folię zabezpieczającą przed wzrokiem ciekawskich – uniemożliwia czytanie przez ramię. W podróży przydaje się też zapasowa, bardziej wydajna bateria i podświetlana klawiatura, ułatwiająca pracę w ciemności. Podstawową sprawą jest bezprzewodowy dostęp do Internetu, który zapewnia mi karta UMTS”.


Jeżyna zmieniła świat
Laptopy wyrwały nas zza biurek, uczyniły pracę mobilną i wygodną, ale ich częste uruchamianie, by połączyć się z Internetem i sprawdzić e-maile, jest dość kłopotliwe. Rewolucji w tej dziedzinie dokonały smartfony z BlackBerry na czele - dostarczają e-maile tak szybko, jak SMS-y, a odpisywanie na nie ułatwia niewielka, ale wygodna klawiatura. „Jeśli ktoś spędza sporo czasu na dojazdach do pracy, tak jak ja, może wykorzystać ten czas na załatwienie bieżącej czy zaległej korespondencji” – mówi Jan Stradowski, szef działu nauki miesięcznika „Focus”. „Mogę szybko odpowiedzieć na pytania dziennikarza, który pisze dla mnie tekst; mogę negocjować prawa do przedruku z agencją z Londynu, która - z racji różnicy stref czasowych - kończy pracę godzinę później niż my; mogę przeprowadzić mailowy wywiad z uczonym z USA... Dzięki temu mniej czasu spędzam fizycznie w biurze, nie muszę też koniecznie włączać komputera w domu”.

Oczywiście telefon taki jak BlackBerry ma mnóstwo dodatkowych funkcji. Można w nim całkiem wygodnie przeglądać strony internetowe - od newsów i rozkładów jazdy po Twittera, Facebooka itd. Można na nim pracować z tekstami, arkuszami kalkulacyjnymi, oglądać PDF-y. Można też obejrzeć sobie film z YouTube czy posłuchać MP3, bo ostatecznie nie samą pracą człowiek żyje... „Smartfony mają coraz potężniejsze procesory, coraz więcej pamięci itd. Oczywiście są mniej komfortowe w obsłudze, ale teoretycznie można by je podłączać do stacji dokujących (klawiatura, myszka, monitor, napęd CD/DVD) i dać sobie spokój z „dużymi” komputerami. To jakby ciąg dalszy procesu wypierania biurkowych komputerów przez laptopy” – mówi Jan Stradowski. „Są już pierwsze zwiastuny tego trendu - np. przystawka BlackBerry Presenter, która pozwala połączyć smartfon z projektorem i odtwarzać prezentację np. PowerPointa bezpośrednio z telefonu i to bezprzewodowo, więc nie trzeba pilota”.


Biura na kółkach
Ważną kwestią w pracy na odległość jest ciągły dostęp do energii elektrycznej. Rozładowana bateria w laptopie, czy komórce podczas prezentacji lub rozmowy nie wpływa korzystnie na wizerunek firmy. Wożenie kilku zasilaczy i akumulatorów jest uciążliwe, lepszym pomysłem jest uniwersalne urządzenie zasilając, np. zasilacz sieciowy Kensington, do którego, za pomocą wymiennych końcówek można podpiąć dowolne urządzenie. Można tez zadbać o niezależne źródło zasilania, zaopatrując się w przenośny akumulator, który waży tylko 100 gram, umożliwia dodatkowe pięć godzin rozmów przez telefon lub o 14 godzin dłuższe odtwarzanie video).

Osobom podróżującym samochodem, przyda się zestaw głośnomówiący i urządzenie nawigujące, wyposażone w aktualne mapy. Wiele samochodów biznesowych jest specjalnie przystosowanych do pracy (są np. stoliki na laptopy dla pasażerów), początkującym wolnym strzelcom do gustu przypadnie zapewne projekt jednoosobowego campera Bufalino, wzorowanego na skuterze Piaggio, w którym można mieszkać i pracować. Kolejną ciekawostką jest też Nissan NV200 Mobile Office, nazwany przez projektanta „sprytnym narzędziem biznesowym nowej generacji dla aktywnych profesjonalistów”. Bezpieczne schowki na sprzęt nurkowy, potężne biurko, monitory i cały sprzęt biurowy oraz przestronne i ergonomiczne wnętrze zwiastują komfort pracy w drodze. Podobnie jak Bufalino, to na razie prototyp, ale autobus biurowy już istnieje i wozi do biura pracowników Microsoft w Chinach. Każdy pasażer ma w nim swoje biurko i komputer, a czas jego pracy biegnie od momentu zalogowania.
Zanim jednak biura na kółkach się upowszechnią, pracować będziemy w pociągach. Wagony pierwszej klasy z wygodnymi fotelami, wtyczkami przy każdym siedzeniu i stolikami na komputery są już na standardowym wyposażeniu PKP. Ostatnio do oferty Intercity  dołączył nowoczesny wagon konferencyjny 507A, który mieści 20 osób przy stole konferencyjnym i dziewięć w części barowej, jest wyposażony w mikrofony bezprzewodowe, ekrany ciekłokrystaliczne, bezprzewodowy Internet, system nagłośnienia i odtwarzacze.

O ile szybkie pociągi sprawdzają się podróżach krajowych i kontynentalnych, o tyle w ruchu globalnym prym wiedzie lotnictwo. Samoloty są coraz lepiej przystosowane do pracy – oczywiście najbardziej komfortowe warunki panują w klasie biznes, ale w Airbusach A340-300 i A330-300 każdy fotel – także w klasie ekonomicznej - jest wyposażony w telefon i gniazdo zasilania, nie wymagające adaptera. Pasażerowie mogą wysyłać wiadomości i e-maile do sieci naziemnych oraz dzwonić do innych pasażerów na pokładzie tego samego samolotu.


Zebrania wirtualne
Spotkania twarzą w twarz są nadal najlepszą formą budowania partnerstwa, jednak wymagają dalekich podróży, są czasochłonne, kosztowne i obarczone wysokim ryzykiem, co uświadomił paraliż komunikacyjny po wybuchu wulkanu Eyjafjallajokull, gdy wiele ważnych spotkań nie doszło do skutku, zaplanowane transakcje nie zostały sfinalizowane na czas, a przedstawiciele firm utknęli na wiele dni w obcych krajach. Poniesione straty okazały się tym dotkliwsze, że w czasach kryzysu firmy wszędzie szukają oszczędności.

Tu z pomocą przychodzi nowoczesna technologia. „Wideokonferencje zapewniają wrażenie przebywania w tym samym pomieszczeniu i tworzą trójwymiarowe wizerunki wszystkich stron biorących udział w połączeniu” – mówi Anna Janas, Chanel Marketing Manager firmy Tandberg. „Podróżowanie w interesach przestaje być koniecznością, ponieważ systemy tego typu zapewniają możliwość nawiązywania pomiędzy pracownikami połączenia wideo w wysokiej rozdzielczości - przy biurku, w sali konferencyjnej, w podróży i w domu”. Odpada nie tylko konieczność fizycznej obecności w biurze i rezerwowania spotkań w wiecznie zajętych salach, ale też dojazdów do pracy. Zalety wideokonferencji dostrzegły już środowiska, w których bezpośrednie spotkania i szybkość podejmowania decyzji mają ogromne znaczenie. „Prowadzenie interesów za pomocą poczty elektronicznej i rozmów przez telefon to już przeszłość. Obecnie pracownicy szczebla kierowniczego często nie mają czasu, by czekać na odpowiedź i nie mogą sobie pozwolić na to, aby byli źle zrozumiani. Muszą mieć możliwość kontaktowania się twarzą w twarz w dowolnym czasie, w trybie natychmiastowym, by móc przyspieszyć dyskusję i prowadzić interesy w czasie rzeczywistym” – mówi Fredrik Halvorsen, dyrektor generalny firmy Tandberg. Inwestycja w system wideokonferencyjny zwróci się w postaci oszczędności na podróżach  biznesowych czy odzyskania godzin marnowanych na dojazdy (także do biura). Produkty takie jak E20 Video IP Phone, EX90, Movi PC video czy kamera Precision HD pozwalają na korzystanie z wideokonferencji pojedynczemu pracownikowi z każdego miejsca, również z domu.

Jeśli trzeba popracować wspólnie na dokumencie, można użyć Google Docs lub Zoho. Wystarczy, że wszyscy zainteresowani się zalogują i mogą wspólnie poprawiać i omawiać prezentację, artykuł czy arkusz kalkulacyjny. O terminach przypomni nam kalendarz Google'a, Zoho albo wiele innych dostępnych on line, który możemy także współdzielić z wybranymi osobami. W sieci możemy też sobie zrobić zewnętrzną przechowalnię plików, których nie trzeba już wysyłać e-mailem (np. na www.nomadesk.com). Na stronie www.makeuseof.com znajdziemy jeszcze wiele innych narzędzi przydatnych dla tych, którzy pracują na plaży lub w parku.


Praca zespołowa
W Europie aż 55% menedżerów wyższego szczebla częściej niż półtora roku temu wykorzystuje smartfony i komunikatory oraz narzędzia związane z sieciami społecznościowymi (Facebook, Twitter czy LinkedIn) – wykazał raport „Znaczenie komunikacji w okresie recesji”, przeprowadzony na zlecenie firmy Avaya. „To zapowiada w krótkim czasie poprawę komunikacji z pracownikami, klientami i partnerami” — twierdzi Michael Bayer, prezes oddziału Avaya. „Widać duże zapotrzebowanie na integrację tych narzędzi społecznościowych z infrastrukturą komunikacyjną, zwłaszcza w centrach kontaktów”. W ten trend wpisują się rozwiązania, które umożliwiają efektywne zintegrowanie wszystkich kanałów komunikacji, wykorzystujących produkty różnych dostawców, działających w wielu miejscach i prowadzących zróżnicowaną działalność. Pozwala to znacznie uprościć sieci komunikacyjne i obniżyć koszty infrastruktury.

Przykładem narzędzia do pracy zespołowej jest oprogramowanie IP Office 6.0, które oferuje zintegrowany komunikator internetowy, poprawiający szybkość i elastyczność komunikacji między pracownikami. Funkcja telekonferencji, która obsługuje jednoczesne połączenie 64 użytkowników, umożliwia przeglądanie, dodawanie, wyłączanie i wyciszanie uczestników, a także rejestrowanie połączeń. Rozwiązanie Avaya one-X Portal for IP Office pozwala zarządzać komunikacją z firmy za pomocą łatwego w obsłudze interfejsu opartego na przeglądarce. Aplikacja IP Office Video Softphone umożliwia pracę zespołową z wykorzystaniem połączenia wideo, obsługuje 1000 użytkowników w sieci obejmującej wiele ośrodków. Multimedialna aplikacja Contact Center łączy klienta, konsultanta i specjalistę w ramach jednej sesji, umożliwiając współużytkowanie informacji i realizowanie transakcji w czasie rzeczywistym. Dzięki temu firma może obniżyć poziom frustracji klientów i zwiększyć liczbę spraw rozwiązywanych przy pierwszym kontakcie.

Z raportu „Flexible Working 2009” przeprowadzonego na zlecenie firmy Avaya, wynika, że elastyczne formy zatrudnienia mogą ożywić rynki pracy i zwiększyć produktywność (zdaniem 85% ankietowanych). Ponad 35% uważa, że elastyczni pracownicy przynoszą pracodawcom oszczędności wynikające z wykonywania swoich obowiązków poza biurem. 67% respondentów uznało elastycznych pracowników za szczęśliwszych, 55% menedżerów wyższego szczebla uważa ich za bardziej produktywnych, a 52% - za ciężej pracujących. Wśród osób, które obecnie nie pracują w systemie elastycznym, 61% chciałaby przejść na taki tryb. Dotyczy to w szczególności rodziców (69%) i osób spodziewających się pierwszego dziecka (76%). Ten kontekst podkreśla też Michael Bayer, prezes firmy Avaya w Europie, na Bliskim Wschodzie i Afryce: „Elastyczne formy zatrudnienia są praktycznym i ekonomicznym sposobem na zatrzymanie utalentowanych pracowników, którym zależy na równowadze między życiem osobistym i zawodowym”.  96% pracowników korzystających z elastycznych form zatrudnienia ma więcej czasu, ponieważ nie muszą dojeżdżać do miejsca pracy. Wyeliminowanie dojazdów pozwala zaoszczędzić średnio 70 minut dziennie (39 dni w roku) – w tym czasie 21% osób wykonuje dodatkową pracę, a 56% spędza go z rodziną.