Tekst: Joanna Nikodemska, „Focus”

Newton i Archimedes nie dokonali swoich odkryć siedząc za biurkiem. Jeden wszedł do wanny, a drugi usiadł pod drzewem. Dlaczego? Bo mózg, aby myśleć kreatywnie, potrzebuje bodźców z otoczenia. Szarobure, nudne wnętrze nie działa na niego stymulująco. A przecież takie biura – efekty rutynowego myślenia i hierarchicznych struktur – wciąż istnieją. A przecież nigdy wcześniej kreatywność nie była w pracy tak ceniona, jak obecnie – stanowi napęd rozwoju pojedynczych firm i całej gospodarki.

Szare komórki w szarym biurze

Jedna trzecia wszystkich amerykańskich pracowników należy do klasy kreatywnej. Ta grupa odpowiada za ponad połowę produktu krajowego brutto – pisze amerykański socjolog Richard Florida w książce The Rise of the Creative Class. Do tej klasy zalicza nie tylko osoby tworzące nowe rzeczy, lecz także przetwarzające informacje. Zawody skoncentrowane na rutynie zostały już na dobre wyparte przez stanowiska wymagające komunikacji i analizy – w taki sposób pracuje dziś 80% osób w krajach rozwiniętych. Większość z nich jest mobilna – wybiera pracodawcę, który doceni ich talent, zapewni dostęp do nowych technologii i będzie wykazywał sporo tolerancji, także dla różnych metod pracy. To wszystko trzeba wziąć pod uwagę, jeśli chce się zatrzymać u siebie kreatywnych pracowników.
Tworząc odpowiednie warunki do twórczej pracy, trzeba zadbać przede wszystkim o bodźce stymulujące mózg. Znaczenie barw jest znane od dawna. Wiadomo, że czerwony pobudza, zielony uspokaja, a szary… wpędza w depresję. Dlaczego więc, u diabła, większość biur jest szara? Zrobiliśmy bardzo zachowawczy projekt. Sam beż, w różnych odcieniach. Gdy wysłaliśmy go klientowi, usłyszeliśmy, że chciałby więcej beżu. Ręce opadają – powiedział nam architekt firmy Kinnarps. Ucieczka w bezpieczne, mdłe tonacje prędzej czy później zemści się na wynikach firmy – w szarym biurze efektywnie mogą pracować co najwyżej serwery. Kolor to także najtańszy i najprostszy sposób na zmianę wnętrza. Zapytałam Stefana Camenzinda, projektanta słynnych biur Google, co może zrobić firma, która nie ma funduszy na modernizację biura. Odpowiedź była prosta: Niech kupią kolorowe farby i pozwolą pracownikom pomalować ściany. To prawie nic nie kosztuje.


Odrobina domu w pracy

Psychologowie zebrali sporo dowodów na to, że ludzie są bardziej szczęśliwi i efektywni, jeśli mają wpływ na wygląd swojego miejsca pracy. Ostatnio rozmawialiśmy z IT menadżerem dużego banku z Sydney, którego kierownictwo przearanżowywało biuro 36 razy w ciągu ostatnich czterech lat – piszą prof. S. Alexander Haslam i dr Craig Knight w artykule Cubicle, sweet cubicle, opublikowanym w magazynie „Scientific American”. – Powiedział nam, że czuje się jak pionek na szachownicy, podobnie jak wszyscy w jego biurze. To jeden z głównych tematów ich rozmów: co teraz nam zafundują? Nikogo to nie bawi, lecz stresuje.

Autorzy tekstu (psychologowie z University of Exeter w Anglii) postanowili sprawdzić, w jakim stopniu możliwość samodzielnego zaaranżowania środowiska pracy przekłada się na efektywność. Jedno badanie zorganizowali w laboratorium, drugie – w londyńskim biurze. W obu przypadkach poproszono uczestników o wykonywanie zwykłych biurowych czynności w jednym z czterech rodzajów przestrzeni. Pierwsza zawierała tylko przedmioty niezbędne do pracy. Druga ozdobiona była roślinami i zdjęciami. W trzeciej były te same dekoracje co w drugiej, ale pracownicy mogli sami je ustawić lub z nich zrezygnować. Wnętrze czwarte też mogli sobie urządzić, ale na koniec przyszedł eksperymentator i wszystko pozmieniał.
Wyniki badania, opublikowane w „Journal of Experimental Psychology” były jednoznaczne: w urządzonym wnętrzu (nr 2) ludzie pracowali o 15% szybciej niż w jałowym (nr 1), nie popełniali też błędów i rzadziej narzekali na problemy zdrowotne. Przyznali, że zdjęcia i rośliny podziałały na nich ożywczo, podczas gdy w surowym otoczeniu nie potrafili się zrelaksować (było nienaturalne, jak scena bez rekwizytów). Jeszcze bardziej – aż o 30% – wzrosła ich wydajność i zadowolenie w miejscach, które pracownicy mogli urządzić po swojemu. Natomiast wszystkie wskaźniki opadły do poziomu „jałowego biura”, gdy eksperymentator pozmieniał aranżacje. Miałem ochotę go walnąć – powiedział jeden z uczestników. Inny w ogóle stracił ochotę do pracy.


Jeśli możemy zawiesić kalendarz, ustawić kwiatki i zdjęcia dzieci, zamontować akwarium – poczujemy się komfortowo, jak w domu. To automatycznie zmniejszy poziom stresu i poprawi samopoczucie. Największa swoboda pod tym względem panuje w firmach zajmujących się branżą rozrywkową i w agencjach reklamowych. Miecze świetlne, maskotki Hello Kitty czy budowle z Lego nikogo tam nie dziwią, a najbardziej niezwykłe stanowisko pracy to często powód do dumy i… rywalizacji.

Każdemu wedle potrzeb

Poszanowanie dla indywidualnych potrzeb przejawia się nie tylko w swobodzie aranżacji, lecz także w ergonomii. Różne osoby – w zależności od wieku, zdrowia, czy sylwetki – potrzebują odmiennych rozwiązań. Nie mogą siedzieć jak kury na grzędzie – potrzebują mebli z możliwością regulacji, aby dopasować je do swoich potrzeb. Mój wysoki znajomy rozwiązał problem zbyt niskiego biurka radykalnie i postawił je na cegłach – niestety, pracodawcy nie dało to do myślenia. A przecież chodzi nie tylko o estetykę biura, ale przede wszystkim o zdrowie i samopoczucie pracowników.
Wystarczy wyposażyć ich w regulowane krzesła i przeszkolić w zakresie ergonomii, aby zredukować liczbę dolegliwości ze strony układu mięśniowo-szkieletowego i zwiększyć zadowolenie z pracy w ogóle – wykazały badania przeprowadzone w 2009 r. przez Liberty Mutual Research Institute for Safety in Hopkinton (Massachusets, USA). Nic dziwnego, że w Szwecji co trzecie biurko jest na elewatorze, tymczasem w Polsce – co dwutysięczne!

Zachorowalność pracowników jest wyższa także w biurach o represyjnym systemie kontroli – wykazały badania Chrisa Baldry’ego z University of Stirling (Szkocja), przeprowadzone w pewnym brytyjskim biurze podróży. Na pierwszy rzut oka wszystko wyglądało wspaniale – kolorowe przestrzenie i sztuczne palmy. Jednak biuro zaplanowano podobnie jak słynne więzienie Panopticon (strażnicy mogli obserwować więźniów, ale ci nie wiedzieli, kiedy są obserwowani). Nieustanny monitoring w biurze podróży zaczął skutkować u pracowników rozmaitymi dolegliwościami, wskazującymi na tzw. zespół chorego budynku. Dobry open space buduje dobrą kulturę organizacyjną – sprzyja tworzeniu atmosfery, pozwala na bieżąco rozwiązywać konflikty – mówi Aleksandra Krawsz z firmy Kinnarps. – Nasza rola polega na przekonaniu inwestora, że represyjny system kontroli nie zdaje egzaminu, bo pracownicy będą uciekali w prezenteizm, w udawanie pracy. Ale jeśli ograniczy się kontrolę, zaowocuje to lepszą współpracą między nimi. Nic tak nie motywuje do pracy, jak wyzwania i atmosfera.


O tym, że ekscytujące wnętrze może przynieść więcej szkody niż pożytku, jeśli nie weźmie się pod uwagę potrzeb pracowników, przekonały się o też osoby zatrudnione w pewnej firmie internetowej. Wnętrze miało zyskać naturalny charakter poprzez zastosowanie na podłodze wzoru przypominającego pofałdowane wzgórza. Jedyną rzeczą, o której marzyli pracownicy, był kawałek zwykłej, płaskiej podłogi!

Ludzie, którzy czują się niekomfortowo w swoim otoczeniu, są mniej zaangażowani w pracę – ostrzega prof. S. Alexander Haslam. – Dlatego urządzanie biur przy jednoczesnym ignorowaniu potrzeb i preferencji pracowników może osłabiać ich koncentrację i efektywność, która zwiększa się, jeśli mogą zaaranżować swoje stanowisko. Nie są wtedy potrzebne żadne plastikowe palmy.
 Prosimy o ciszę

Otwarte biura są też nielubiane ze względu na wysoki poziom hałasu (trudności z koncentracją), brak prywatności (możliwości izolacji) i bałagan. Z drugiej strony bezsprzecznie sprzyjają komunikacji, pomagają w budowaniu relacji, stwarzają większe możliwości aranżacyjne, zapewniają więcej światła i powietrza.

Nie na wszystkie wady pracodawca ma wpływ – za bałagan odpowiadamy sami, chyba że nie zostaną nam zapewnione szafki do przechowywania niezbędnych rzeczy. Za hałas winę ponoszą wszyscy: z jednej strony brak kultury osobistej, z drugiej – pogłos wywołany złą akustyką. Brak ścianek działowych i sufitu akustycznego, materiały niepochłaniające dźwięku (betonowe ściany, twarda podłoga, plastikowe siedzenia) – to najczęstsze przyczyny irytującego pogłosu. Wystarczy, że głośniej spytam, gdzie jest telefon do pani X, a koleżanka z drugiego końca sali mówi, że ma go na wierzchu – pisze internautka na forum o open space.

Badanie przeprowadzone w 2009 r. na Uniwersytecie Turku w Finlandii miało sprawdzić, jak dobrze pracownicy wypełniali swoje zadania przy różnym poziomie hałasu. Okazało się, że kiedy pracownicy słyszeli stłumione dźwięki rozmowy (np. radio włączone w sąsiednim boksie) spadało ich rozumienie tekstu. Badacze sugerują, że nawet stłumione rozmowy mogą zakłócać pamięć operacyjną i pobudzać reakcję stresową – apelują więc o stosowanie wysokich ścianek działowych i dźwiękochłonnych materiałów.


Pracownikom open space doskwiera też brak prywatności. Jeśli przez telefon pytamy, co dziś na obiad, to pół biedy. Gorzej, gdy się rozwodzimy lub bierzemy kredyt – takie informacje każdy chciałby zachować dla siebie. Nie muszę już nikomu zwierzać się ze swoich osobistych spraw – wszyscy i tak je znają. Przecież pracuję w open space” – pisze jedna z internautek. Aby stworzyć przyjazne, komfortowe biuro, trzeba najpierw przyznać otwarcie, że nikt nie pracuje przez osiem godzin non stop. Czasami musimy odbyć rozmowę prywatną i nie powinno się to odbywać przy biurku. Sale konferencyjne, pokoje socjalne lub budki telefoniczne – rozwiązań jest sporo. Trzeba tylko chcieć je wprowadzić.

Biuro jak miasto

Innym grzechem współczesnych biur jest – zdaniem szwedzkiej projektantki Kajsi Nordström – doskonałość. Wnętrze powinno pozostawać odrobinę niewykończone, by czuło się atmosferę zmiany, dynamizmu. Dlatego znakomicie w roli współczesnych biur sprawdzają się opuszczone obiekty poprzemysłowe – mogą się rozrastać i zmieniać w odpowiedzi na modyfikacje wprowadzane w firmie. Elastyczność jest dziś podstawowym wymogiem aranżacji biur. Badania wykazały, że w ciągu dnia wykorzystywane jest zaledwie 40% biur. Pracujemy bowiem nie tylko za biurkiem, lecz także w domu i na spotkaniach z klientami. Angażujemy się w rozmaite projekty i współpracujemy z różnymi osobami – skoro zmienia się charakter naszej pracy, zmieniać muszą się też biura.

Z urzędów powinny zmieniać się w kluby z miejscami do pracy indywidualnej (chociażby typu hot desk), wygodnymi miejscami relaksu oraz odizolowanymi salami do spotkań i pracy w skupieniu. Trzeba uwzględnić trendy demograficzne – to, że w biurach pracują dziś cztery pokolenia o różnych potrzebach. Aby każde z nich mogło się w swojej pracy odnaleźć, biuro powinno przypominać miasto o zróżnicowanym krajobrazie: z rynkiem, strefami pracy, rozrywki i relaksu. I tak jak miasto, biuro powinno się rozrastać i zmieniać, na bieżąco dostosowując się do potrzeb swoich „mieszkańców”.

Galeria:

1-7: Massive Design
8-11: Steelcase
12-29: Kinnarps

Dodaj komentarz