Niniejszym artykułem kończymy naszą serię poświęconą sztuce briefingu. Mamy nadzieję, że udało się nam przybliżyć tę często zaniedbywaną w Polsce praktykę, zapewniającą możliwie udane dopasowanie potrzeb klienta i produktu – przestrzeni dostarczanej przez architektów i wykonawców.
Na koniec przyjrzyjmy się obszarom, w których można wykorzystać briefing – innym niż opisywane przez nas do tej pory obiekty biurowe.

Brief miejski (Urban Brief)
Brief miejski (Urban Brief), jak sama nazwa wskazuje, odnosi się do przestrzeni miejskiej. Dzięki niemu możemy ustalić misję, cel i priorytety, oraz ocenić ewentualny sukces projektu. Brief miejski to szukanie odpowiedzi na potrzeby obszaru urbanistycznego. To ustalenie kontekstu dla jakiegoś projektu, przy jednoczesnym uwzględnieniu interesów współudziałowców. Dobry brief miejski można stworzyć tylko w oparciu o ustalenie szerokiego wachlarza oczekiwań, przy wzięciu pod uwagę tych dotyczących zarówno klienta, użytkowników jak i zespołu projektantów itp., zaś celem jest stworzenie wspólnej całości.
Celami briefu miejskiego są:
- ustalenie oczekiwań współudziałowców projektu;
- zorientowanie się w możliwościach danego obszaru;
- sprawdzenie alternatywnych rozwiązań, które będą w stanie zaspokoić różne potrzeby;
- skupienie się na rezultatach przez przedstawienie najlepszych przykładów;
- ustalenie celów i planów działania.
Brief miejski to szansa ustalenia jasnej wizji i oczekiwań dla wszystkich jego uczestników, jeszcze przed rozpoczęciem prac projektowych.
Poniższy przykład pochodzi z Holandii (Utrecht) i został opracowany przez DEGW. Brief został stworzony dla dwóch miejsc (budynków), ale jego zadaniem było doprowadzenie do synergii między nimi. Jedno z tych miejsc powstało w centrum (UTRECHT CENTRUM PROJECT), a drugie na przedmieściach (PAPENDORP). W celu stworzenia spójności między tymi dwoma projektami, w briefie skupiono się na:
•    zidentyfikowaniu potrzeb partnerów biznesowych i lokalnego środowiska;
•    doświadczeniu i oczekiwaniach biznesu globalnego oraz przełożeniu tych doświadczeń na grunt lokalny;
•    wykorzystaniu potencjału powierzchni budynku i obszaru;
•    ścisłej współpracy projektanta przestrzeni miejskiej i project managerów.
Podczas budowy briefu miejskiego ważnymi kwestiami stały się m.in.:
•     MISJA PROJEKTU, której celem jest stworzenie miejsca odpowiadającego różnym gustom, przeznaczonego do pracy i odpoczynku, a jednocześnie stworzenie nowoczesnego budynku przyjaznego ludziom;
•    USTALENIE CELÓW, które będą podążały za zmianami zachodzącymi w środowiskach biurowych i różnorodnością pracowników, oraz będą spełniały wiele funkcji (elastyczność);
•    PRZYKŁAD, którego zadaniem jest pokazanie, jak budynek będzie wyglądał w przestrzeni miejskiej (zagęszczenie, spójność z otoczeniem);
•    RADZENIE SOBIE Z PROCESEM i współpraca z klientem to ustalenie ogólnego planu pracy i podążanie za nim;
•    OCENA ROZWOJU I ZACHODZĄCYCH ZMIAN przez badania, wywiady, aby sprawdzić, jak ten budynek jest postrzegany przez innych, jak go widzą osoby postronne.

BRIEF STRATEGICZNY
Jego celem jest ustalenie celów projektu, przy jednoczesnym uwzględnieniu potrzeb firmy. To upewnienie się, że propozycje projektantów są zbieżne z wymaganiami klienta. Brief strategiczny pozwala na uniknięcie nieporozumień między tymi dwiema stronami. Przykładem jest Prospect Park – siedziba zarządu lotniska Heathrow brytyjskich linii lotniczych. Ich nowy budynek miał być odzwierciedleniem celów firmy, dlatego zbadano każdy z jej wydziałów, ze szczególnym skupieniem się na wykorzystaniu czasu pracy i przestrzeni, zrozumieniu kultury firmy, jej priorytetów i stylów pracy.
Skoncentrowano się tu na:
•    MISJI FIRMY – osiągnięciu czegoś więcej niż siedziby firmy, stworzeniu jednostki reprezentacyjnej, odpowiedzialnej za strategiczne decyzje i nadzór nad innymi oddziałami (Heathrow);
•    USTALENIU CELÓW – rozliczenie ich po wykonaniu misji. Tu zamysłem było zrozumienie ścisłego współdziałania pracowników oraz przepływ informacji między budynkami należącymi do British Airlines, a także umożliwienie kontaktów osobistych;
•    PRIORYTETACH (projektu, firmy) – dobry brief określa, co jest ważne dla klienta i czego oczekuje on od projektantów (np. integracja pomiędzy managerami różnego szczebla i wymiana informacji między nimi);
•    OCENIE ROZWOJU I ZACHODZĄCYCH ZMIAN, np. czy budynek spełnia oczekiwania długoterminowe, czy sprzyja innowacjom i jest dobrą inwestycją;
•    PLANIE PODEJMOWNIA DECYZJI – jego celem jest ustalenie kto i kiedy ma podejmować decyzje oraz na kim skupić odpowiedzialność za poszczególne etapy projektu;
•    POMIARACH BIZNESOWYCH – np. ilość interakcji, lojalność zespołu i jego poświęcenie się pracy, kontakty osobiste, efektywne wykorzystanie czasu pracy, szybkość reakcji, redukcja stresu, skupienie się na zdrowiu i samopoczuciu zatrudnionych osób oraz optymalne interakcje między nimi.

Brief projektu

Brief projektu jest tworzony po zatwierdzeniu briefu strategicznego i ma w nim udział zespół projektantów we współpracy ze sponsorem oraz użytkownikami.
Jego celami są:
- określenie końcowych oczekiwań;
- ocena rzeczywistych oczekiwań klienta i użytkowników;
- przedstawienie wymagań konstruktorów (budowniczych).
Do budowy Wydziału Informatycznego Uniwersytetu w Yorku, zaprojektowanego przez Nicholas Hare Architects, zespół projektantów wyłoniono w drodze konkursu. Ważne było głównie ich podejście do briefu strategicznego, który określał misję, oczekiwania i wymagania odnoszące się do lokalizacji, jakości, adaptacyjności, technologii informatycznej, budżetu, bezpieczeństwa i planu pracy. Misją nowego obiektu było stworzenie miejsca, z którym pracownicy będą się utożsamiać, a w którym pomieszczenia będą odzwierciedleniem najlepszego brytyjskiego designu. Podczas dwutygodniowej serii spotkań zespołu architektów z pracownikami skupiono się na ponownej ocenie oczekiwań osób zatrudnionych w firmie, przygotowaniu szczegółowego budżetu oraz weryfikacji oczekiwań ujętych w briefie strategicznym. Dyskusji poddano wiele aspektów: np. ustalono, że tylko wykładowcy zajmujący się nauczaniem indywidualnym będą mieć osobne gabinety, jednak o zmniejszonej powierzchni.
W procesie powstawaniu briefu projektu omówiono wiele innych kwestii:
•    planowanie przestrzeni – to komentarz i opis dotyczący np. wejścia do budynku, wykorzystania i dostępu do niektórych powierzchni, projektowania obszaru wokół budynku;
•    aranżacja przestrzeni – to ich opis i przeznaczenie, np. ustalenie gabarytów powierzchni zamkniętych, określenie wymagań bezpieczeństwa i dostępu do budynku;
•    zarządzanie konserwacją powierzchni i jej utrzymaniem;
•    materiały wykorzystane do budowy i ich wpływ na środowisko.
Fit-out brief (brief „dopasowany”)
Fit-out brief to taki, który może być oddzielną lub integralną częścią briefu projektu. Jego celem jest określenie wymagań klienta co do przestrzeni wewnątrz budynku. Fit-out brief odnosi się do briefu strategicznego przez ustalenie celów designu i podanie szczegółowych informacji, dotyczących wymiarów przestrzeni i jej elementów. Często, w celu zweryfikowania oczekiwań i wymagań klienta, wykorzystuje się szkice. Elementy takie jak jakość i wizerunek mogą być przedstawione przy użyciu egzemplifikacji. Przykładem zastosowania takiej metody jest Capital One Financial Corporation. Ten klient to amerykańska firma z siedzibami między innymi w Wielkiej Brytanii. Jej celem było stworzenie centrum operacyjnego w Nottingham. Wybrane i omówione kwestie tego briefu to:
•    CEL DESIGNU – jest to szybko rozwijająca się firma, zatem ustalenie celu będzie odpowiedzią na jej przyszły rozwój;
•    ROZWÓJ I ZACHODZĄCE ZMIANY – firma może się zmieniać pod względem wielkości zespołów czy wydziałów. Budynek musi więc sprzyjać również celom krótkoterminowym. Fit-out brief ma pokazać te elementy, a odpowiedni podział budynku może temu sprzyjać. Rozkład miejsc pracy musi być tak zaplanowany, aby rekonfiguracje odbywały się z łatwością (tu pomocne mogą być ścianki działowe);
•    JAKOŚĆ ŚRODOWISKA MIEJSCA PRACY – jakie ono będzie i w jaki sposób osiągnąć wymaganą jakość, aby była ona zróżnicowana. Można to osiągnąć przez wykorzystanie różnych form miejsc pracy (panele do tworzenia mniejszych przestrzeni, częściowo zasłonięte, tworzące bardziej intymne przestrzenie, oraz półotwarte „łamane” do tworzenia np. recepcji);
•    POMIARY – pokazują, jak budynek zostanie oceniony. Jedne oceny są jakościowe, inne – ilościowe. Dla przykładu: dźwięk mierzymy w decybelach (dB). Nie wszystko jednak można wyrazić liczbami. Ważne jest jednak, aby osiągnąć porozumienie co do tego, co oznaczają pomiary (wilgotność, temperatura) w oparciu o konkretne przykłady i porównania;
•    PRIORYTETY DESIGNU, które odnoszą się do potrzeb i oczekiwań klienta. W briefie priorytety są ustalane osobno dla każdego pomieszczenia. Celem jest dojście do porozumienia przez klienta i użytkowników.
Na przykładzie recepcji ustalono między innymi, że:
- zasady bezpieczeństwa nie mogą ograniczać i utrudniać personelowi i gościom dostępu do budynku (nikt nie powinien mieć trudności ze znalezieniem konkretnych miejsc czy drogi do nich);
- ważne jest pierwsze wrażenie (otwartość);
- środowisko miejsca pracy powinno być elastyczne.
Furniture brief (gospodarowanie meblami)
Furniture brief powinien ujmować wymagania, jakie muszą spełniać meble, aby przyczyniały się do dobrego wizerunku firmy i tym samym sprzyjały jej rozwojowi. W przeciwieństwie do briefu miejskiego, dotyczącego skali makro, furniture brief zajmuje się skalą mikro.
Przykład dużej firmy inwestycyjnej dowodzi, jak ważny jest związek furniture briefu z briefem strategicznym. Wybrane zagadnienia obrazują, jak powstaje furniture brief, osiągnięty w drodze wywiadów i warsztatów. Omówiono następujące zagadnienia:
- MISJA – celem zespołu projektantów było zrozumienie ogólnego podejścia klienta. Ustalono, że główne zamierzenia to: zmiana, połączenie starego z nowym i wprowadzenie firmy w XXI wiek, wykorzystując rozwiązania designu, które miałyby wzmocnić komunikację i współpracę w firmie;
- CELE PROJEKTU – to wspieranie działań, zrozumienie sensu mobilnych miejsc pracy, stworzenie takich rozwiązań przestrzennych, które nie wyjdą z mody przez następne 10 lat, a jednocześnie będą służyć dobrej komunikacji i współpracy;
- STRATEGIA PLANOWANIA – służy głównie klientowi, aby mógł on w porę zareagować. W tym projekcie wybrano „plan otwarty”, aby wspierać mobilny (nomadyczny) charakter pracy, a odrzucono tradycyjne rozwiązania (rzędy biurek). Skupiono się na płynnym planowaniu i tworzeniu stanowisk, sprzyjających nomadycznemu trybowi pracy;
- WYBÓR MEBLI (PRODUCT STRATEGY) – musi odzwierciedlać wymagania klienta. W celu stworzenia nomadycznych miejsc pracy, dobrano „inteligentne” meble – takie, które łatwo dostosować do miejsca pracy, sprzyjające rozwojowi przestrzeni. Wybór na rynku jest szeroki, dlatego zdefiniowanie rozwiązań ważnych dla firmy powinno nastąpić przed badaniem rynku. Specyfikacje dotyczące mebli można podzielić na jakościowe: łatwość w utrzymaniu w czystości, estetyczność oraz ze względu na użyte materiały, oraz na ilościowe: wymiary mebli i ich zdolności adaptacyjne (np. podłączenie kabli itp.)
- PODEJMOWANIE DECYZJI – w każdym projekcie ważne jest, aby ustalić kto i kiedy podejmuje decyzje oraz bierze za nie odpowiedzialność.