Zapaść polskiego biura
Opracowanie: Bogusz Parzyszek i Wacław Szarejko

Ok. 20 lat temu w Wielkiej Brytanii przeprowadzono badania, mające na celu sprawdzić, jak zaprojektowane są wnętrza biur 500 najbardziej dochodowych firm na świecie. Upraszczając, wyniki pozwoliły określić, jak wygląda model biura, do którego pracownik lubi wracać, oraz w którym ma komfortowe warunki zarówno do pracy wymagającej koncentracji, jak i kreatywnego myślenia. Biura z listy Fortune 500:

• są efektywnym modelem biura typu „klub” (miejsca pracy bardzo autonomiczne i wysoce interaktywne, połączenie stref pracy, relaksu, kawiarni i budek telefonicznych). Model ten funkcjonował w tamtym czasie w ok. 17% firm i przewidywano, że w obecnie odsetek ten będzie bliski 40%;

• posiadają pokoje jednoosobowe niesłużące do wyróżniania i hierarchizowania, a do pracy wymagającej skupienia i koncentracji;

• mają przestrzeń typu open space zazwyczaj efektywnie podzieloną na zespoły do 12 osób.

Większość firm z Fortune 500 pracuje w sposób nieznany przeciętnemu Polakowi. Dlaczego polskim biurom tak daleko do najlepszych firm świata?


W tym roku redakcja miesięcznika "Office & Facility" wykonała podobne badania dotyczące polskich firm i wyniki okazały się niepokojąco słabe. Polskie badania wykazały, że od firm z listy Fortune 500 dzielą nas lata świetlne, albo jeszcze więcej… W skali ogólnopolskiej biuro typu „klub” funkcjonuje w zaledwie ok. 5% firm, z czego przede wszystkim Warszawa oraz Wrocław i Poznań zaczynają powoli rozumieć wartość takiego systemu pracy. Niewątpliwie stolica ma najwięcej powierzchni biurowych, bo ok. 3,5 mln m². Międzynarodowe korporacje otwierają w tym mieście biura w pierwszej kolejności, a przy okazji wnoszą doświadczenia ze swoich krajów i central. Dla porównania kolejne miasto – Kraków – posiada ok. 450 tys. m², a Wrocław ok. 370 tyś. m² (wg Cushman & Wakefield).

Problemem jest, że dla polskie firmy uważają biuro za koszt, a nie za inwestycję. My to ignorujemy – czy naprawdę stać nas na to?

Firmy sprzedające meble biurowe wykazały, że ok. 25% całości sprzedaży ich asortymentu stanowią indywidualne miejsca pracy (gabinety). Jest to dowód na to, że w Polsce kadrę zarządzającą nadal awansuje się poprzez przydzielanie pokojów jednoosobowych. Nie byłoby w tym nic złego gdyby takie działanie miało na celu stworzenie warunków odpowiednich do pracy w stanie wysokiego skupienia, a nie pozbawianie kontaktu ze współpracownikami.

Dane te oczywiście różnią się w poszczególnych miastach.

Polskie biuro jest odzwierciedleniem tego, jak słabo zorganizowane są krajowe firmy, jak wiele w nich trzeba zmienić, aby miały szansę stać się konkurencyjne na światowym rynku. Co z tego, że konsultanci restrukturyzują polskie firmy, stawiając na siłę teamów wdrażając zarządzanie przez projekty etc., jeżeli ludzie pracują w warunkach, w których po prostu nie da się efektywnie działać zespołowo?


W naszym badaniu respondenci odpowiedzieli, że aż w 50% przypadków w Warszawie i ok. 30% przypadków w skali całego kraju sprzedaż często stanowią meble do tzw. „mrowisk”. W wielkich open space’ach siedzą nierzadko setki pracowników. Poumieszczani są w małych kubikach (biurkach z trzema akustycznymi ściankami wysokości ok. 50 cm) lub nawet twarzą w twarz, bez przegrody. Wykonują zazwyczaj pracę w słuchawkach w działach call center. Takie miejsca mają mało wspólnego z komfortem pracy, co może mieć kosztowne skutki.

Już wykazano, że działy HR w takich biurach są zmuszone działać wyjątkowo prężnie. Pracownik zwalnia się z takiej pracy średnio co 3-12 miesięcy. Czy w takim razie ekonomiczne jest tworzenie wnętrz tego typu? Jak możliwa jest obsługa klienta na wysokim poziomie, gdy praca odbywa się w tak znacznym dla człowieka dyskomforcie, na który składa się brak prywatności i wygód?

Kto ma tworzyć te biura?

W Polsce nie ma szkoleń ani konferencji, które pomagają zrozumieć, jak w zasadzie powinno wyglądać efektywne biuro. Tylko nieliczne firmy (głównie produkujące meble biurowe) edukują klientów w tym zakresie. W naszym kraju nie respektuje się przepisów, które zostały ustanowione pod koniec lat 90., mówiących, że wszystkie biurka do pracy powinny mieć regulację wysokości. Czy przy biurku o uśrednionej wysokości może siedzieć tak samo wygodnie kobieta o wzroście 160 cm i mężczyzna mierzący 190 cm? Na jakiej wysokości ustawić krzesło biurowe, skoro nie możemy nawet dopasować do siebie biurka?


Z naszych badań wynika, że stosunek „samodzielnych projektów”, które tworzą firmy sprzedające meble biurowe i ich klienci, do „ gotowych projektów” od zleceniodawcy (przy współpracy z architektem) to:

• 73,1% projektów od firm sprzedających meble biurowe;

• 20,9% projektów przy współpracy pół na pół;

• 3% to gotowe projekty od architekta.

Badania te zostały przeprowadzone u dystrybutorów/sprzedawców mebli biurowych, którzy mają kontakt z większością firm w kraju. Na 249 salonów uzyskaliśmy odpowiedzi od 67.

Ciekawostki:

Na pytanie o procent sprzedaży stanowiącej wyposażanie indywidualnych miejsc pracy (sprzedaż mebli gabinetowych) w woj. dolnośląskim 60% ankietowanych odpowiedziało, że sprzedaż jest rzadka, i był to najniższy wynik w kraju. Podobne statystyki ma Kraków.

W skali ogólnopolskiej (którą mocno zniekształca Warszawa, i należy patrzeć na nią osobno) ponad 70% respondentów odpowiedziało, że często wyposaża biura z pokojami do 10 osób.

Biuro typu „klub” najsłabiej znane jest w woj. małopolskim, natomiast najszybciej adaptują je województwa dolnośląskie, wielkopolskie i mazowieckie.

Opinie dotyczące naszych badań:

Frank Duffy (prezes firmy DEGW, światowego lidera tworzącego nowoczesne systemy pracy), inicjator badań na Fortune 500, ok. 20 lat temu:

Sądzę, że najważniejszą cechą nowoczesnego biura jest odpowiednia proporcja pomiędzy liczbą siedzących miejsc pracy, a liczbą zatrudnionych w biurze. Ważne, żeby nie wystąpiła relacja jeden do jednego. Taka praca charakteryzuje się bardziej zrównoważonym rozwojem firmy, redukcją kosztów, a co najważniejsze – pracownicy sami ustalają sobie ile czasu będą wykonywać swoje obowiązki w domu, w mieście u klienta, czy w biurze. Technologia daje nowe, otwarte możliwości, które nie istniały 10 lat temu. Typem biura, które oferuje takie warunki jest „klub”, który w Polsce stanowi zaledwie 3-5%.