Inspirujące biuro to przestrzeń, która zachęca pracowników do kreatywności i współpracy, a przez to pobudza do nowych pomysłów i otwarcia się na świat. Firma Steelcase stworzyła w swojej głównej europejskiej siedzibie mobilne biuro dla 300 zatrudnionych tam pracowników, wierząc w to, że aby zwiększyć wydajność pracy, należy najpierw ulepszyć jej środowisko. Pracownicy Steelcase zostali zaangażowani w tworzenie projektu nowego biura od samego początku. Pytano ich o wizję swojej pracy w przyszłości i czego potrzebują, aby ją urzeczywistnić. Wszystkie te analizy wykorzystano w późniejszym działaniu, którego głównym założeniem było stworzenie centrum innowacji, inspirującego pracowników Steelcase, zarówno pracujących na miejscu, jak i regularnie dojeżdżających z innych oddziałów, do większego ich utożsamienia się z firmą.

Potęga współpracy

Kluczem do rozwiązywania skomplikowanych problemów jest praca w zespole. Gdy można rozpocząć współdziałanie, dotyczące zarówno pracy biurowej i konferencji, jak i samego dzielenia się pomysłami, szybko i łatwo, pracuje się wtedy zdecydowanie efektywniej. Dlatego też 60% powierzchni WorkLabu służy do współpracy (usunięto wszelkie bariery fizyczne, który mogłyby tę współpracę utrudnić). Wiele indywidualnych stanowisk pracy zostało przeorganizowanych po to, by utworzyć lepiej wyposażoną przestrzeń do pracy zespołowej.  Oficjalne posiedzenia, osobista obsługa klienta czy telekonferencje odbywają się w tzw. pomieszczeniach projektowych, z kolei nieoficjalne i spontaniczne interakcje zachodzą w restauracji firmy, czy licznych kawiarenkach. Istnieje także Centrum Nauki przeznaczone do celów szkoleniowych.  Dzięki powyższym rozwiązaniom pracownicy różnych departamentów firmy mogą z łatwością regularnie spotykać się i wymieniać doświadczeniami, poglądami oraz informacjami.

Praca samodzielna lub w zespole

Ponieważ każdy dzień w tygodniu składa się zarówno z pracy indywidualnej jak i zespołowej, w WorkLabie pomyślano o przestrzeni dla obu tych modeli działania. Sale konferencyjne, niewielkie pomieszczenia do pracy wymagającej większego skupienia i otwarte przestrzenie służą formalnym oraz nieformalnym potrzebom pracowników. Przestrzeń wspólna, gdzie można spotkać kolegów z firmy chociażby przez przypadek, zachęca do dzielenia się informacjami. Ponadto we wspólnej przestrzeni umieszczono tablice informacyjne oraz ekrany plazmowe, a obok pomieszczeń socjalnych tablice korkowe, aby umożliwić lepszy przepływ informacji między pracownikami różnych działów firmy. Z kolei 48 oddzielnych pomieszczeń (4 razy więcej niż w poprzednim biurze) pozwala pracownikom skupić się nad konkretnym zadaniem, gdy zaistnieje taka potrzeba.

Narzędzia i technologia

WorkLab jest wyposażony w najnowsze narzędzia ułatwiające współpracę na wielu różnych płaszczyznach (np. tablice interaktywne, oprogramowanie wspomagające burze mózgów – wymianę myśli i poglądów, komunikatory internetowe, sprzęt do konferencji video i internetowych, Walk and Talk oraz system rezerwacji sal do spotkań, Room Wizard). Ponadto laptopy, telefony komórkowe, sieć bezprzewodowa WLAN oraz największa w Europie sieć bezprzewodowa Wi-Fi (o zasięgu 8000 m²), a także komputerowa telefonia IP oraz platforma Microsoft Outlook sprawiają, iż pracownicy mają w zasięgu ręki wszystko, czego potrzebują do efektywnej pracy.

Ponadto do projektowania i tworzenia  pracownicy Steelcase wykorzystują drukarkę 3D (w stali, drewnie i piance – w warsztacie-laboratorium, znajdującym się w części podziemnej WorkLabu). Dzięki niej można uzyskać trójwymiarowy efekt wydruków i stworzyć prototypy produktów znacznie szybciej w porównaniu z tradycyjną drukarką, a przez to szybciej przejść od testów do wdrożenia produktów (w myśl zasady firmy: „Fail faster, succeed sooner” – „Im wcześniej popełnisz błąd, tym szybciej odniesiesz sukces”).

Uwolnij ciało i umysł

System WorkLab został zaprojektowany (w 2004 r.) tak, aby pracownicy stali się bardziej mobilni i mogli współpracować na wiele sposobów i w wielu miejscach na terenie firmy (w każdym momencie,  nawet jeśli nie było to wcześniej zaplanowane). Steelcase wierzy, że to zachęca pracowników do większej spontaniczności, wzmaga kreatywność i przełamuje cykl nieproduktywnych przyzwyczajeń i skostniałego myślenia.

53% pracowników Steelcase to tzw. pracownicy mobilni, a 47% to pracownicy stacjonarni. Pracownicy spędzający przy biurku ponad 60% swego czasu są uważani za stacjonarnych pracowników biurowych. Wymagają oni od pracodawcy przypisanego stanowiska, systemu przechowywania dokumentów oraz stałych rozwiązań technologicznych. Osoby spędzające mniej niż 60% swego czasu przy jednym stanowisku pracy nazywane są pracownikami mobilnymi. Wystarczy im w zupełności wspólne środowisko pracy, ruchomy system przechowywania dokumentów i mobilne rozwiązania technologiczne.
W WorkLabie żaden z pracowników nie posiada swojego własnego gabinetu, ponieważ cała przestrzeń biurowa to połączenie stacjonarnych oraz ruchomych stanowisk pracy, które to ustawienie odzwierciedla szeroką gamę potrzeb pracowników: funkcjonalnych, emocjonalnych i społecznych. Oni z kolei doceniają tę różnorodność,  bowiem dodaje ona energii i nawet, gdy wystąpi niska frekwencja w pracy, daje uczucie jedności. Do zadań biurowych wymagających pracy w skupieniu i odosobnieniu każdy może wybrać część tzw. prywatnej przestrzeni. Na początku oczywiście spotkało się to z dużą dezaprobatą pracowników przyzwyczajonych do posiadania własnego biura, jednakże po dłuższym czasie i dokładnym przemyśleniu całej koncepcji przyznali, że wspólna przestrzeń biurowa to dobry pomysł.

Tworzenie innowacyjnej kultury

WorkLab to swego rodzaju żywe laboratorium innowacji miejsca pracy. Steelcase stworzył je w 2004 r. z zespołem liczącym zaledwie 15 pracowników. Faza wdrażania (od projektu do wprowadzenia się pierwszego pracownika) zajęła 232 dni robocze. Obecnie załoga składa się z 300 pracowników i ich doświadczenie zostanie wykorzystane w tworzeniu nowych narzędzi, umożliwiających doskonalszą współpracę i mobilność dla przyszłych klientów. Dla lepszego kierowania procesem innowacji, Steelcase opiera proces projektowania na dwóch głównych założeniach:

W 6 miesięcy po wdrożeniu pomysłu laboratorium, przeprowadzono badanie opinii publicznej. Jego wyniki znajdują się poniżej:

Środowisko naturalne

Steelcase stara się zredukować do minimum wpływ WorkLabu na środowisko naturalne, tzn. produkcja, przewóz, użytkowanie, itd. wszystkich produktów, oparte jest na ocenie cyklu użycia i standardzie jakości (LCA-ISO 14044); biuro stworzone jest z wielofunkcyjnych elementów, które można wykorzystać do innych celów, gdy takowe się pojawią; użyte kleje i farby nie zawierają rozpuszczalników, a okna zrobione są z aluminium, a nie PCV. Cały budynek oświetlony jest energooszczędnymi lampami fluorescencyjnymi, pracownicy zbierają także wodę deszczową po to, by ją ponownie wykorzystać np. do mycia rąk, segregują odpady, oszczędnie użytkują papier. Biuro posiada także tzw. „zielone parkingi”, umożliwiające przesiąkanie wody powierzchniowej do gleby i zasilanie wód podziemnych, oraz udogodnienia dla rowerzystów (w celu promocji alternatywnych środków komunikacji).

WorkLab w liczbach:

48 oddzielnych pomieszczeń do pracy (4 razy więcej niż poprzednio)
35 ton powtórnie wykorzystanych starych dokumentów (recycling)
80% mniej zużycia przestrzeni do przechowywania dokumentacji
800 m² przestrzeni archiwizacyjnej zaoszczędzone
10.8 m² na osobę, i wciąż wygodnie