Biuro, w którym nie używa się papieru, to sen, który ziścił się w biurach CISCO Systems.

Tekst: Maciej Markowski
Zdjęcia: Werner Huthmacher, Berlin

Marzenie o biurze bez celulozy towarzyszyło teoretykom biznesu już od połowy lat dziewięćdziesiątych, jednak dla większości organizacji okazywało się to absolutnie nierealne. Łatwy dostęp do komputerów i drukarek, zamiast wyeliminować papier z biura, doprowadził do zasypania biurek stertami świeżo wydrukowanego papieru.
Jednak nie w CISCO Systems. Międzynarodowej firmie, działającej na obszarze wirtualnego świata – zajmującej się tworzeniem softwaru i hardwaru dla technologii sieciowej - udało się stworzyć biuro wolne od papieru. Jak się okazuje takie biuro może być przyjazne dla pracowników – o czym może świadczyć tytuł „Najlepszego Niemieckiego Pracodawcy 2009”.
Cyfrowy charakter firmy CISCO przeniknął do codziennego działania pracowników: większość kadry jest mobilna, pracownicy wykonują swoje prace na przenośnych laptopach. W biurze naprawdę trudno znaleźć choćby skrawek papieru.

Celulozie już dziękujemy
Decyzję o przeprowadzce do nowego budynku podjęto w stuttgarckim biurze na początku 2009 roku. Za cel postanowiono sobie pełne wykorzystanie okazji, jakie niosła ze sobą przeprowadzka. Jak powiedział nam Stephen Kerkel, project manager z frankfurckiego biura architektonicznego Aukett + Hesse, odpowiedzialny za odnowienie i przebudowanie dziesięcioletniego budynku, „Chcieliśmy wykorzystać sytuację i przedstawić naszym pracownikom nową wizję biura, taką o jakiej wszyscy dyskutują, ale prawie nikt nie realizuje.” Ten nowy typ biura określono w firmie jako „biuro bezterytorialne”...


Kolorowa różnorodność w otwartym biurze
… a rozumiano przez to: zmianę starego, nieelastycznego miejsca pracy, zamkniętego w obrębie wyznaczonej przestrzeni, na otwartą przestrzeń zawierającą elastyczne miejsca pracy, o różnej charakterystyce, dostosowane do wymogów różnego rodzaju pracowników, ich codziennych czynności i zadań.
Różnorodność tych stanowisk sięga od zamkniętych miejsc przystosowanych do indywidualnej, skupionej pracy, przez przestrzenie stworzone do nieformalnych dyskusji w korytarzach czy na otwartej przestrzeni, aż po akustycznie wyciszone sale konferencyjne. Największe wrażenie sprawia fakt, iż przestrzeń dzielona zajmuje ponad dwie trzecie całości przestrzeni, a klasyczne miejsca pracy ograniczone są do minimum.
Ta zróżnicowana aranżacja zapewnia znakomitą szansę wyboru: „Po pierwsze praca wykonywana  każdego dnia się różni, a po drugie człowiek nie każdego dnia jest w tym samym nastronu”, jak tłumaczy architekt. „Czasami potrzebujesz towarzystwa, a czasami wolisz siedzieć samotnie, w ciszy i bez ludzi wokół. Uważam, że ta różnorodna paleta powinna być używana jak najczęściej w rozwiązaniach architektonicznych i w umeblowaniu biur.”
Wyposażenie
Stoły, ścianki działowe i szafki Bene zostały wykorzystane w przestrzeni biurowej, natomiast poczekalnia i przestrzenie do wymiany pomysłów wyekwipowane siedziskami Bene Coffice i biurkami High_Com. Sale konferencyjne, używane nieraz do spodkań międzynarodowych, są wyciszone i wyposażone w meble z eleganckiej serii Bene AL. Chłodniejsza atmosfera w tym miejscu promuje koncentrację. Siedziska i skupiska stołów do pracy stojącej tworzą przestrzeń biurowego zaplecza i zachęcają do bezpośredniej komunikacji w tym nieformalnym otoczeniu.


Inne spojrzenie
Średniej wysokości szafki na dokumenty rozdzielają przestrzenie pracy, niektóre z nich wyposażone są nawet w „wewnętrzne” doniczki, zapewniają prywatność pracującym, a jednocześnie umożliwiają osobie wchodzącej uzyskać jasną wizję sytuacji w biurze – i to mimo znacznej powierzchni biura, sięgającej 1700 metrów kwadratowych. Delikatne barwy wykładziń – od lekkiej szarości, po trochę ciemniejsze odcienie – jasno wyznaczają przestrzenie służące do komunikacji od cichych i prywatnych. „Jasne optyczne zróżnicowanie przestrzeni stojących (bardziej komunikatywnych) od siedzących (wówczas z reguły chcemy się skoncentrować) było ważnym aspektem naszego planowania, już od samego początku.”, wyjaśnia Kerkel. „Koniec końców, celem jest to by pracownicy komunikowali się ze sobą nie tylko w salach konferencyjnych i przestrzeniach do tego przeznaczonych, ale także w przestrzeni ściśle biurowej.”
Atmosfera biura ocieplona jest paroma amorficznnie ukształtowanymi komórkami stojącymi oddzielnie w przestrzeni biurowej, niczym jasne rzeźby. Te „ameby”, jak ochrzcili je architekci, nie tylko nadają tonu kolorystyce biura, ale także pomagają orientowac się w rozkładzie biura. Wyznaczają miejsca, gdzie pracownicy pracują samotnie i te, gdzie mogą rozmawiać.
Kolory poszczególnych wysepek zostały dostosowane, by pasować do szerokiego wachlarza kolorów Bene i zostały powtórzone w całości designu biura. Silne kolory wybrane tutaj pochodzą z palety CISCO i podkreślają związek biura z kulturą korporacji. Jak głosi inspirujące przesłanie, każdy pracownik jest ważnym pikselem w wielkiej, kolorowej i sieciowej mozaice. Zawarto tu miejsce do wypoczynku, a nawet na krótką drzemkę: żółte ameby wyznaczają kuchnię pracowniczą, bar,  stolik piłkarzyków ukryty jest za zieloną amebą, a błękitna ameba wyznacza przestrzeń do relaksu, gdzie znajdziemy fotel do masażu i wygodną sofę.


Sekret wydajności, tkwi w elastyczności
Oddział CISCO Stuttgart został zaprojektowany dla 100-130 pracowników. Jednak, ponieważ większość ludzi spędza większość czasu w terenie, z reguły na terenie biura znajduje się 30-40-tu pracowników. Ma to swoje odbicie w ilości stanowisk pracy, umożliwiając tym samym wykorzystanie cennej przestrzeni na tak luksusowe i zróżnicowane miejsca jak te opisane wcześniej w artykule. Czyni to z „bezterytorialnego” biura wydajne rozwiązanie dla wszystkich zaangażowanych: pracodawcy i pracowników. Pierwszy odnosi korzyść z mniejszego biura i finansowej oszczędności, drudzy z przestrzeni do relaksu i komunikacji.
„Jesteśmy bardzo zadowoleni ze sposobu w jaki nasz koncept został wprowadzony, a pracownicy brali udział w tworzeniu projektu. Zastosowanie inteligentnej technologii CISCO i nowoczesnego umeblowania stanowi urzeczywistnienie naszej wizji „przyszłości pracy”. Nasi pracownicy lubią spędzać czas w biurze, ponieważ oferuje ono miejsce do pracy w skupieniu, do efektywnych spotkań, a także do relaksu i nieformalnej komunikacji podczas przerw w pracy. Nasi klienci i partnerzy także są zawsze pod wrażeniem naszego biura. Dzięki temu łatwiej trafiamy do osób zainteresowanych naszymi produktami.” Peter Rothfuss, Regional Sales Manager & Office Leader Cisco Stuttgart.

"Faktem jest, iż organizacja przestrzeni jest prawdopodobnie najmniej docenianym – i najbardziej efektywnym – narzędziem wprowadzania kulturowej zmiany, przyśpieszania innowacyjnych projektów i promowania procesu uczenia się w organizacji." Tom Peters, amerykański konsultant.