Briefing to proces zaczynający się od klienta i ostatecznego użytkownika, którzy następnie kontaktują się z zespołem projektantów. Ciągła komunikacja jest nieodzowna, gdyż każda z grup ma inne oczekiwania. Dobry projekt rodzi się z kontaktu z klientem, który potrafi przekazać swoje wymagania i potrzeby zespołowi projektantów.

Wzory komunikowania się

Informacje są przekazywane w czterech kierunkach: od klienta do zespołu projektantów i na odwrót; pomiędzy klientem a użytkownikiem; pomiędzy zespołem projektantów a podwykonawcami.
 
Udana komunikacja między klientem a zespołem użytkowników (od strony wymagań)

W wielu firmach zarząd jest odpowiedzialny za przedstawienie celów biznesowych, a managerowie – za ich dopełnienie. Podczas tworzenia projektu zarząd wyznacza project managera, który w imieniu klienta prowadzi przedsięwzięcie. Komunikacja na tych dwóch poziomach ma charakter strategiczny. Zadaniem sponsora projektu jest przedstawienie zarządowi kluczowych decyzji, jak np. zatwierdzenie budżetu. Komunikacja między sponsorem a użytkownikiem ma z kolei charakter operacyjny – dotyczy potrzeb i bieżącego postępu. Najczęściej odbywa w trakcie spotkań i przez maile.

Udana komunikacja pomiędzy zespołem projektantów a zespołem wykonawczym 

Zespół projektantów (mogą to być również podwykonawcy czy też reprezentanci interesów klienta) może się składać z małych grup, choć zazwyczaj jest homogeniczny. Prowadzi komunikację poprzez omawianie i dzielenie się informacjami za pomocą szkiców, zdjęć, modeli oraz specyfikacji i rysunków. Jego naczelnym celem jest informowanie wykonawców. Ważne jest też, aby pomiędzy samymi zespołami projektantów istniała jasność celów, by udało się pogodzić biurowy pragmatyzm z estetyką. Powiązania między ludźmi z zespołów projektanckich mogą doprowadzić do sytuacji, w której projektanci z poszczególnych grup zadaniowych mogą w ogóle nie mieć kontaktu z klientem czy użytkownikiem. Dlatego kluczowy jest kontakt klienta i użytkowników z głównym projektantem.

Komunikacja w służbie spełnienia wymagań użytkownika – organizacja projektu

Celem tej komunikacji jest otrzymywanie możliwie najbardziej precyzyjnych informacji, podejmowanie wspólnych decyzji i ciągłe upewnianie się o spójnym zrozumieniu celów i wyzwań.
Skuteczna organizacja projektu jest oparta na komunikacji pomiędzy klientem a użytkownikiem, zespołem projektantów i wykonawcami. Efektywne projekty cechuje jasny przepływ informacji. W trakcie konstruowania projektu uczestnicy liczą na luźną, pozbawioną formalności atmosferę. Jednak, gdy pojawią się problemy w komunikacji nieformalnej, gdy jakieś decyzje umykają, może to tworzyć zamieszanie.

Istnieje wiele powodów słabego przepływu informacji podczas briefingu między projektantami a ich klientami i użytkownikami. Po pierwsze klient nie posiada doświadczenia z zakresu projektowania, a więc profesjonaliści często dominują w dyskusji. Zdefiniowanie wspólnego języka jest zatem kluczowe dla briefingu. Jego brak prowadzi do niejasnych stwierdzeń, które są nadinterpretowane, a rozumienie klienta opiera się przez to na nieuprawnionych przypuszczeniach. Brief strategiczny rozwiązuje ten problem. Jego prowadzenie umożliwia głębsze zrozumienie i późniejsze skuteczne sprostanie wymaganiom. Naczelnym celem jest budowanie wspólnego zrozumienia wymagań zdefiniowanych w briefie strategicznym, rozwiniętym następnie w briefie projektu.

Środki wymiany informacji

Jasne i zwięzłe informacje są węzłowym elementem procesu projektowania, dlatego tak ważny w briefingu jest język zrozumiały dla obu stron. Wymiana informacji w briefingu (w formie pisemnej lub ustnej) przekazuje nie tylko znaczenie, ale i wartości organizacji (to, co tak naprawdę jest ważne dla użytkowników). Podczas jego budowania nie istnieją wspólne języki. Dla większości ludzi środkami wyrazu są mowa i tekst. Dla projektantów są to wykresy i rysunki. Używanie żargonu może prowadzić do braku zrozumienia. Cynicy zasugerowaliby, że daje projektantom i wykonawcom możliwość większej kontroli nad procesem, niż jest ona potrzebna. Rozbudowane rysunki, które są trudne do zinterpretowania, tworzą problemy komunikacyjne. Mogą ukrywać (możliwe, że niezamierzenie) złożoność przestrzenną, która ogranicza zdolność klienta czy użytkownika do reagowania.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klienta, można je opisać przez:

•    wykresy organizacyjne – w celu przedstawienia struktury organizacji, ról, zewnętrznych powiązań, tego   jak różne komponenty są połączone i jaki jest mechanizm podejmowania decyzji;
•    osobiste oczekiwania;
•   diagramy powiązań ukazujące związki pomiędzy różnymi częściami firmy (dwu-, trzy wymiarowe), pokazują np. rozmiar powierzchni;
•    diagramy przepływu pracy;
•    techniki wizualizacyjne (zdjęcia, szkice), aby ukazać kulturę organizacji i preferencje użytkownika.

Te techniki pomagają klientowi i użytkownikowi ocenić znaczenie projektu. Podsumowanie sposobów prezentowania informacji przez projektantów:

•    Rysunki – dwuwymiarowe, obrazują powiązania między pokojami i elementami takimi jak okna czy drzwi;
•    Perspektywy – pokazują jak mniej więcej będzie wyglądał budynek;
•  Aksonometria, izometria – obrazy trójwymiarowe, często prezentowane jako odzwierciedlenie rzeczywistości;
•    Obrazy, wizerunki – zdjęcia, rysunki komputerowe, wirtualna rzeczywistość . Pokazują np. wygląd budynku z perspektywy ulicy, ale często z wykorzystaniem filtrów i innych trików fotograficznych;
•    Modele i atrapy;
•    Symulacje komputerowe.

Technologia umożliwia szybką komunikację (e-maile, faksy). Istnieje jednak tendencja do przesyłania większej ilości informacji, niż to konieczne. Ważne jest, aby komunikacja spełniała swoją funkcję, a nie odbywała się na pokaz. Często wykonawcy przesyłają informacje na temat budowy na wypadek, gdyby pojawiły się niedomówienia na zasadzie „widziałeś, więc nas nie wiń”.

Typowe środki komunikacji

Opis przypadku: niejasny przepływ informacji
Pewien przedsiębiorca chciał zbudować siedzibę główną firmy z salą wystawienniczą do prezentacji artefaktów historycznych (strojów z XVI/XVII w., książek i innych przedmiotów). Wszystko to zostało zamknięte w sejfach znajdujących się w magazynie, w miejscach trudno dostępnych. W międzyczasie klient chciał wystawić te przedmioty dla swoich pracowników i klientów. Wcześniej konsultant miał za zadanie sprawdzić oczekiwania klienta i jedyną rzeczą, której klient się obawiał, było to, czy „przestrzeń historyczna” będzie działać. W briefie znalazły się gabinety i przechowalnie artefaktów, lecz niestety podczas projektowania inne aspekty wzięły górę. Klient czuł, że projektanci upchnęli w planie to pomieszczenie i nie zwracali na nie uwagi, oraz że projektanci skupili się na tym, co było ważne dla nich, a nie dla niego.

Rozpoznawanie oczekiwań

Gdzie wiele osób, tam wiele interesów i oczekiwań. Jednak dla powodzenia projektu ważne jest, aby wykryć te interesy i oczekiwania, które są wspólne. Oznacza to wysłuchanie różnych opinii, konsultacji indywidualnych lub w grupach. Podczas budowy, klienci i użytkownicy zadają sobie pytanie, czy budynek umożliwi realizację biznes planu. Zarządzanie oczekiwaniami jest decydujące przy tworzeniu briefingu. Czasem różni ludzie mają odmienne przypuszczenia lub widzą rzeczy inaczej. Dla jednych przestronne wnętrza oznaczają naturalną wentylację, podczas gdy według innych zapewnia to dobrze oświetlone pomieszczenia. Ich nadzieje mogą być pogrzebane, jeśli te elementy nie sprostają wymaganiom. Innym razem oczekiwania mogą być bardziej wygórowane, bo coś zostało zmienione, ale nikt o tym nie wspomniał.

Pragnienia, które się pojawiają bez końca i potem nie zostają  zrealizowane mogą prowadzić do utraty wiary w projekt. Aby zrozumieć oczekiwania, samo pytanie nie wystarczy. Trzeba osiągnąć obopólne porozumienie w kwestii tego, co jest istotne dla danej firmy. Jeśli cele nie są jasne, trudno oceniać, czy projekt okaże się sukcesem. Jasno ustalone cele z wyznaczonymi priorytetami umożliwią użytkownikom przekonanie się, że dostaną to, czego oczekują, klientom zaś dadzą poczucie panowania nad cały procesem, a zespołowi architektów i wykonawców wiedzę o tym, kiedy zbaczają z obranej ścieżki.

Równowaga między wykonaniem a projektem

Klienci, którzy budują regularnie (np. sieć sklepów), mogą dokładnie opisać rozwiązania, które sprawdziły się w przeszłości. Brief będzie więc głównie receptą na redukcję kosztów i wskazanie elementów, które mogą być usprawnione. Briefy opierające się na samym wykonaniu, bez odniesienia do przeszłych doświadczeń, mogą być ryzykowne. Z drugiej strony brief oparty tylko na obecnych i przyszłych wymaganiach będzie wspierał innowację. Najlepsze briefy to połączenie innowacji i przeszłych doświadczeń.

Organizowanie briefu

Brief powinien jasno wskazywać cele i priorytety projektu, ustanawiać oczekiwania, określać osoby odpowiedzialne za konkretne postanowienia i wyznaczać czas podejmowania decyzji. Dobrze, gdy zawiera informację o drogach i sposobie komunikacji. Projekt tworzenia briefu może odbywać się przez serię szkiców. Wykonawcy mają prawo wglądu i nanoszenia poprawek. Celem jest stworzenie przejrzystego, niezbyt obszernego dokumentu i przekazanie właściwych informacji. Zawarcie zbyt wielu informacji może zakłócić przekaz. Ważne jest też, aby rozważyć, co należy ująć, a co można pominąć. Pierwsza część to przedstawienie misji projektu. Ustalenie kontekstu pozwala zrozumieć tło projektu, określić cel briefingu i okres w jakim zostaną podjęte prace. Przedstawia odbiorców i klienta, który był zaangażowany w proces jego tworzenia. Forma tego dokumentu powinna być zwięzła, zawierająca główne decyzje.

12 wskazówek do napisania briefu komunikacyjnego:

1.    Ustal priorytety.
2.    Bądź zwięzły.
3.    Zapewnij tylko istotne informacje, niezbędne do podejmowania decyzji na każdym etapie projektu.
4.    Rysunki, wykresy i tabele są więcej warte niż tysiąc słów.
5.    Wyjaśnij wymagania w oparciu o dowody tak, aby mogły być zaadaptowane, zaakceptowane lub obalone.
6.    Prezentuj zamiary, które są inspirujące, zrozumiałe i precyzyjne.
7.    Prezentuj pomiary, które pozwalają na wprowadzanie rozwiązań.
8.    Używaj zrozumiałego języka.
9.    Przedstaw przeszłe rozwiązania, ale tylko jeśli są przetestowane i odniosły sukces.
10.    Używaj pomiarów komunikacyjnych, które sprzyjają budynkowi i biznesowi.
11.    Sprawdzaj istotność informacji, aby uzyskać odpowiedni odzew ze strony projektantów.
12.    Przedstaw ograniczoną liczbę kluczowych celów.

Elementy zasadnicze briefu:

•    Misja
•    Cele
•    Wymagania i pomiary
•    Priorytety
•    Podejmowanie decyzji i branie za nie odpowiedzialności
•    Przedział czasowy
•    Kto jest odpowiedzialny za reagowanie

Efektywna komunikacja to wspólne zrozumienie przez definiowanie problemów i ich rozwiązywanie przy wykorzystaniu wspólnego języka. Informacja podawana między wymaganiami i ich spełnieniem musi być konstruktywna. Wymagania to ustalenie kto i kiedy przekazuje i otrzymuje jakie informacje, kto jest odpowiedzialny za jakie decyzje. Przepływ danych powinien zachodzić między reprezentantami klienta i zespołem projektantów. Plan projektu powinien wyznaczyć terminy wszystkich etapów, a zarazem daty podejmowania kluczowych decyzji, np. kiedy starać się o pozwolenie na budowę. Wykorzystanie zarządzania wartością i ryzykiem oraz warsztaty oceniające są częścią struktury komunikacyjnej.

Brief powinien wyrażać Twój cel i inspirować zespoły projektantów. Na wczesnych etapach nie może być zbyt szczegółowy. Jego zadaniem jest zapewnienie istotnych informacji ważnych do podejmowania odpowiednich decyzji na każdym etapie projektu. Odnosi się do kontekstu ustalonego w briefie strategicznym, nie przedstawia obietnic nie do spełnienia. To źródło świeżych pomysłów i przewidywanych rozwiązań z wykorzystaniem sukcesów z przeszłości.

Projektanci posługują się różnymi materiałami wizualnymi, a zespoły projektantów i wykonawców są złożone z różnych osób. Ważna jest zatem zarówno pionowa jak i horyzontalna forma komunikacji między tymi grupami. Klienci, jako członkowie zespołów projektantów, niewątpliwie mogą być częścią tego procesu.