W dzisiejszym świecie jedyną rzeczą, której możemy być pewni, jest ciągły brak stabilności. Żyjemy w czasach, gdy tempo zmian wzrasta nieproporcjonalnie do okresu przydatności produktu i należy go liczyć raczej w miesiącach niż latach. Możemy rozróżnić cztery fazy rozwoju gospodarczego, a czas trwania każdej z nich jest coraz krótszy:

1)    Gospodarka przedindustrialna trwająca ponad 2000 lat. Tu towarem były zasoby naturalne, aktywami ziemia, a instytucjami miasteczka i wsie.
2)    Gospodarka przemysłowa trwająca około 250 lat. Towarem tu były produkty, aktywami maszyny, a instytucjami firmy.
3)    Gospodarka usługowa trwająca około 80 lat. Tu towarem były usługi, aktywami dane, a instytucjami biurokracja.
4)    Wchodzimy obecnie w gospodarkę wiedzy, która może przewidywalnie trwać około 40 lat, towarem jest „know-how”, aktywami sieć technologii informacyjnej, a instytucjami udziałowcy.

Technologia informacyjna ma ogromny wpływ na to, jak organizujemy pracę. Od 1980 roku dzięki technologii informacyjnej zmienił się sposób wykorzystania budynków, zmianie uległa także sama technologia. Pierwszy komputer osobisty pojawił się w 1980 roku i doprowadziło to do upowszechnienia jego użycia, a dla projektantów biur oznaczało uporanie się z siecią kabli, natłokiem biurek oraz z coraz to większą ilością innych, niezbędnych urządzeń. Dziesięć lat później bezprzewodowy internet, laptopy oraz płaskie ekrany przyczyniły się do znacznej oszczędności przestrzeni i doprowadziły do zmniejszenia ilość kabli. Internet umożliwił szybszą komunikację, a co więcej – jest teraz dostępny w każdym miejscu.
Te zmiany są łatwo zauważalne, ale trudniej przewidzieć ich wpływ na rozwój przyszłych biur. Jedno co jest pewne to fakt, że organizacje będą musiały ulegać tej dynamice, a budynki będą musiały wspierać pracę .

Dla briefingu wyzwaniem staje się połączenie zachodzących zmian z designem budynku. Istnieją trzy strategie budowania:

1)    Krótkoterminowa – niepodatna na zachodzące w otoczeniu zmiany, np. do wystaw, instalacji; która w najbliższym czasie ma być rozebrana;
2)    Długoterminowa – podatna na zmiany;
3)    Organizacje wirtualne niezwiązane z żadnym budynkiem.

Większość firm jednak nadal uważa swoje budynki za aktywa i są one symbolem ich kultury i dziedzictwa. Aby móc realizować funkcję kreowania wizerunku firmy, sam budynek musi być postrzegany jako inwestycja długoterminowa i posiadać zdolność dostosowywania się do zmian. DEGW, biorąc pod uwagę czas jako kryterium, zaproponował model: OBIEKT, USŁUGI, WYSTRÓJ, WYPOSAŻENIE. Każdy z tych elementów starzeje się w różnym tempie. Aby temu podołać, briefing powinien skupiać się na:

- przewidywaniu zachodzących zmian
- znalezieniu równowagi między obecnym użyciem a przyszłymi inwestycjami
- oddzieleniu decyzji, dotyczących umiejscowienia samego budynku, od jego przystosowania.

Przewidywanie przyszłych wymagań

Ukończenie budowy danego obiektu trwa nieraz kilka lat. Przy budynku o powierzchni 5 tys. m2 może to być nawet pięć lat. W tym czasie technologia informacyjna ulega znacznym zmianom. Wybiegając o pięć lat w przyszłość, trzeba odpowiedzieć sobie na pytania: Jaki będzie kształt i rozmiar firmy w przyszłości? Jakie nowe technologie mogą mieć wpływ na rozwój struktury firmy? Jak zmienią się wymagania rynku, pracowników i oczekiwania klientów? Jaki będzie społeczny, ekonomiczny, polityczny rozwój oraz jego wpływ na jakość i wizerunek firmy?

Podczas tworzenia briefingu należy skupić się na dwóch aspektach: jaka jest natura organizacji pod względem rozwoju i typu zmian oraz jaki wpływ będą miały zmiany na budynek, jego przystosowanie i obecne udogodnienia.

Przewidywanie przyszłości

Przewidywanie przyszłości stało się sztuką: dotyczy meteorologii, makroekonomii i rynku finansów. Umożliwiają to komputery wspierające firmy w ocenie ewentualnego ryzyka. Mimo tego nadal mają miejsce katastrofy naturalne, technologiczne i gospodarcze. Aby zrozumieć przyszłość, wykorzystuje się różne metody:

1. Planowanie przez wyciąganie wniosków z przeszłych doświadczeń to najbardziej powszechna metoda. Aby odpowiedzieć na pytanie, jak dużego potrzebujemy budynku, trzeba zebrać dane o tym, jak zmieniała się liczba pracowników przez ostatnie pięć lat oraz przedyskutować z zarządem ich oczekiwania na przyszłość. Przewidywania tego typu mogą zapewnić dobre rozwiązania w środowisku stabilnym, ale w dzisiejszym otoczeniu biznesowym metoda ta często okazuje się bezużyteczna.
2. Przewidywania – to technika budowania przyszłych rozwiązań w oparciu o przeszłe doświadczenia w grupie ekspertów i użytkowników danego budynku. DEGW we współpracy z Steelcase Corporation stworzyła narzędzia mające na celu wsparcie organizacji w przewidywaniu przyszłości rynku i samej organizacji. Omawiane są kwestie dotyczące struktury, stylu i technologii w skali dziesięciostopniowej, przez konsensus grupa określa jak organizacja wyglądała w przeszłości (5 lat wstecz), gdzie jest teraz i gdzie będzie w przyszłości. Decyzje są podejmowane w grupach homogenicznych, wśród ludzi o tym samym statusie i pełnionych funkcjach.
3. Wyznaczanie tendencji. Chodzi tu o zapewnienie odpowiednich rozwiązań na dziś, które będą miały wpływ na sukces firmy jutro.
4. Budowanie scenariusza. W świecie niepewności trzeba odnaleźć różne kierunki, jakimi może podążać firma. Typowy scenariusz może zawierać:

- dane o szybkości zachodzących zmian
- zróżnicowanie pracowników i stylów pracy
- alternatywne zróżnicowanie i równowagę funkcji
- zmiany w użyciu i wprowadzenie nowych technologii.
- zmiany właściciela, polityki firmy czy oczekiwań kulturowych.

Badając udogodnienia na lotnisku można np. wykorzystać profile różnych pasażerów, aby przetestować funkcjonalność użytkową projektu. Scenariusze mogą być komponowane przez panele ekspertów czy grupy użytkowników.
Oczywiście, nawet najlepsze przewidywania mogą być zakłócone przez przejęcia, recesję czy zmiany ustawodawcze.

Briefing jako narzędzie poprawiające elastyczność i zdolności przystosowawcze firmy

Elastyczność i umiejętność przystosowania się to potocznie używane pojęcia, dlatego warto je w tym miejscu zdefiniować. Elastyczność, jak ją tu rozumiemy, to zdolność do podejmowania szybkich zmian przy małym wysiłku i niewielkim kosztem (krótkoterminowe, taktyczne). Zdolność adaptacji rozumiana jest na szerszą skalę i przebiega w dłuższym czasie (długoterminowa, strategiczna). Adaptacja to zdolność przystosowania się do zmian, poprzez wprowadzenie wewnętrznych modyfikacji, jednak takich, które nie muszą być kosztowne lub skomplikowane. Elastyczność można osiągnąć przez usunięcie okien czy poprzestawianie mebli, adaptacja to kształt i rozmiar pokoi, który pozwala na dostosowanie się do różnych funkcji. Brak krótkoterminowej elastyczności bywa frustrujący, ale może zostać zniesiony przez rozwiązania takie jak różne systemy mebli i alternatywne oszklenie. Brak adaptacji jest poważniejszy. W latach 80. wiele budynków z lat 60., chociaż elastycznych w konstrukcji, nie posiadało zdolności adaptacyjnych. Nie były w stanie sprostać wymaganiom technologii informacyjnej ze względu na niskie stropy i ówczesny system wentylacyjny.

Dziś budujemy dla przyszłych pokoleń. Trzeba mieć w zamyśle adaptacyjność. Dlaczego stare budynki przetrwały? Ponieważ były w stanie zaadaptować nowe możliwości ich wykorzystania. Wiele budynków przetrwało, bo podobały się ludziom. Badania sugerują, że wygląd budynku może być jednym z tych czynników, które z łatwością ulegają dostosowaniu. Jak osiągnąć adaptacyjność? W Europie wyłoniły się trzy podejścia: budowanie na zamówienie, inicjatywa deweloperów z przeznaczeniem na sprzedaż czy też wynajem oraz estetyczne lub technologiczne rozwiązania, które mają wzmocnić wartość wizerunku firmy. Wyzwaniem jest odzwierciedlenie tych trzech podejść, tak aby stworzyć budynki, które będą miały wiele zastosowań i wzmocnią wizerunek firmy.

Biorąc pod uwagę obiekt, usługi, wystrój i wyposażenie, trzeba przeanalizować zachodzące w nich zmiany i podjąć decyzje. Obiekt jest przewidziany na 50 lat, kluczowe decyzje dotyczyć będą kształtu, rozmiaru i zdolności adaptacji zmian organizacyjnych oraz technicznych. Usługi to ogrzewanie, wentylacja, oświetlenie, okablowanie, przewidywane na 15-20 lat. Wyzwaniem będzie zapewnienie odpowiedniego systemu chłodzenia okablowania dostosowanego do poziomu technologicznego. Wystrój to sufity, ściany działowe i wykończenie przewidziane na 7-10 lat. Wystrój musi odzwierciedlać wymagania użytkowników, kwestie zmian organizacyjnych i tożsamość jednostki. Może być tworzony niezależnie od samego budynku. Wyposażenie to codzienne zarządzanie meblami i wyposażeniem obiektu. Podział przestrzeni i rozkład mebli powinien być tak zaplanowany, żeby sprzyjać potrzebie zmian.


Budynek powinien być tak zaprojektowany, aby każdy z tych elementów mógł ulec zmianie, nie wpływając na inny. Miejsce zapewnia kontekst, a powłoka możliwość uaktualnienia wizerunku i dostosowania się do zachodzących zmian. System komunikacji i technologii informacyjnej są najdroższą częścią całej inicjatywy. System Call Centre może kosztować kilka razy więcej niż gmach. Kluczowy w adaptacji budynku jest sam obiekt oraz wysokość stropów, co ma wpływ na montaż klimatyzacji, okablowania, oświetlenia czy naturalnej wentylacji. Kształt i konfiguracja budynku wpływają na wysokość pomieszczeń w budynku i na to, jak będą one wykorzystane lub podzielone.

Różne wysokości pięter pozwalają na różnorodne planowanie przestrzeni. Piętro do 6 m będzie odpowiednie do biur zamkniętych, powyżej 6 m może być wykorzystane jako miejsce warsztatów czy też pomieszczeń dodatkowych. Budowa strukturalna budynku służy odpowiedniemu podziałowi powierzchni i np. planowaniu oświetlenia. Elastyczność poszczególnych elementów, takich jak system mebli, ma wpływ na codzienne zmiany zachodzące w danym środowisku. Efektywne planowanie przestrzeni polega na jej wydajnym wykorzystaniu. W etapie projektowania należy ocenić potrzeby wszystkich użytkowników.

Planując budowę w nieprzewidywalnym otoczeniu, należy nieustannie badać zmieniające się wymagania. Brief powinien w sposób jak najbardziej realistyczny zidentyfikować istniejące i przyszłe oczekiwania użytkowników końcowych. Tak przeprowadzony brief ma szansę przyczynić się do stworzenia budynku stanowiącego prawdziwe oparcie dla działającej w nim organizacji.

Dodaj komentarz