Tekst: Wacław Szarejko


Wydzielone pomieszczenia służące do pracy znane są od niepamiętnych czasów. Trudno powiedzieć czy po raz pierwszy człowiek oddzielił się od współpracowników już w starożytnym Egipcie, w antycznej Grecji czy dopiero w czasach Imperium Rzymskiego. Pewne jest jednak, że już w średniowieczu spotkać możemy całą plejadę miejsc służących indywidualnemu skupieniu.

Począwszy od klasztornych cel, poprzez arystokratyczne siedziby, aż do mieszczańskich kamienic – znaleźć możemy w tym okresie pierwowzory pomieszczeń, które – zgodnie z dzisiejszą terminologią – nazwać moglibyśmy biurami celkowymi.

Europejskie malarstwo pełne jest przedstawień myślicieli (a często nawet świętych) oddanych medytacji w wypełnionych księgami celach. W podobnych – chociaż mniej skromnie wyglądających  – komnatach urzędowali włoscy wielmożowie okresu renesansu, prowadzący w swoich pałacach dochodowe, bankowe interesy. Co ciekawe, w analogiczny, chociaż może nieco bardziej pragmatyczny sposób, urządzane były również gabinety zamożnych mieszczan.

Nie zawsze były to pomieszczenia przeznaczone tylko do indywidualnej, skoncentrowanej pracy, często pełniły również inne funkcje. Łączyło je jednak to, że raz na jakiś czas przebywał w nich tylko jeden, pracujący umysłowo, człowiek.
Dodać też można, że zazwyczaj była to jednostka w pewnym stopniu wybitna – niezależnie od tego, czy był to przedstawiciel władzy, przedsiębiorca, czy naukowiec.



Prawdziwy boom biur celkowych (jak często nazywa się ten model) nastąpił w drugiej połowie XIX wieku, wraz z rewolucją przemysłową, której towarzyszył rozwój systemu biurokratycznego  – opartego na czytelnym, hierarchicznym podziale ról.
Działanie takiego układu można porównać do wojskowej hierarchii, gdzie od szeregowego, poprzez wszystkie szczeble służbowe, dochodzi się do wysokich stopni oficerskich.
Analogiczna zasada organizacyjna obowiązywać zaczęła w większości  europejskich biur – wszędzie tam, gdzie ścieżka kariery była ściśle związana z przenoszeniem od pokoju do pokoju, na coraz wyższe stanowiska i do coraz większych gabinetów.

Przy okazji  zauważyć można, że formuła ta w znacznie mniejszym stopniu obowiązywała na kontynencie amerykańskim. W początkowej fazie powstawania, charakterystycznych dla USA, biur wielkoprzestrzennych, były one prawie całkowicie pozbawione hierarchii. Dopiero po pewnym czasie zaczęły się tam tworzyć stopnie służbowe, a formuła organizacyjna zaczęła się upodobniać do obowiązującej w krajach europejskich.
Zjawisko to wpływało również na układ przestrzenny biur – można się nawet spotkać z twierdzeniem, że biura otwarte nie mogłyby powstać tam, gdzie istniały ugruntowane struktury biurokratyczne.

Wracając do bliższego nam kręgu krajów europejskich – wraz z rozrastającym się biurokratycznym aparatem, zwiększała się liczba managerów niższego i średniego szczebla, dla których zaczęto tworzyć coraz więcej wydzielonych pokoi do pracy. Początkowo zjawisko to nie miało w sobie nic złego. Nie odbiegało w znaczący sposób od uświęconych tradycją norm, wiążących awans na szczeblach kariery z uwidaczniającymi prestiż przywilejami, do których, między innymi, należało podkreślenie statusu poszczególnych osób poprzez przydział odpowiednio większych i lepiej wyposażonych pomieszczeń.

Zmiany organizacyjne wpłynęły w tym czasie znacząco na rozwój i upowszechnienie popularnego w Europie lat 80. XX wieku tzw. korytarzowo-celkowego budynku biurowego. Cechą charakterystyczna obiektów tego typu było rozmieszczenie – początkowo kilku, a w późniejszym okresie nawet kilkudziesięciu – stosunkowo niewielkich pomieszczeń biurowych wzdłuż rozciągniętych (często do monstrualnych rozmiarów) ciągów komunikacyjnych.
Zauważyć można, że rozwiązania takie, wbrew pozorom, nie były niczym nowym. Pierwsze szkice koncepcyjne budynków tego typu powstały już w XVI wieku przy projekcie Galerii Ufizzi a w późniejszych dwóch stuleciach były często stosowane m.in. w projektach sądów.
Zasadnicza różnica leżała jednak w skali tych założeń. Podczas gdy pierwsze, kameralne budynki korytarzowo-celkowe porównać można do zacisznej, położonej na uboczu uliczki, na której wszyscy mieszkańcy witają się pogodnym "dzień dobry", to rozwiązania rodem z ery przemysłowej wyglądają jak pozbawione charakteru obwodnice śródmiejskie, na których hulający wiatr mówi zagubionym ludziom "dobranoc".


Nadmierną hierarchizację struktur organizacyjnych puentuje złośliwie znany dowcip rysunkowy, pokazujący pięciopiętrowy budynek, w którym na 1. piętrze, w zatłoczonych pokojach, pracują dziesiątki, może nawet setki anonimowych pracowników. Piętro wyżej jest ich już kilkakrotnie mniej,  na 3. kondygnacji są już tylko cztery pokoje, przedostatnie piętro to gabinety dwóch vicedyrektorów, zaś najwyższy poziom (całe piętro) zajmuje dyrektor naczelny. Patrząc na ten żartobliwy rysunek, uzmysławiamy sobie, że tak do niedawna mógł wyglądać niejeden biurowiec...

Na pytanie: czy tak zorganizowana firma może skutecznie konkurować na wymagającym, światowym rynku?, odpowiedź dało nam ostatnie ćwierćwiecze XX wieku.  Wtedy to właśnie, wraz z rozwojem nowych metod organizacji pracy takich jak TQM, BPR czy JIT, wprowadzać zaczęto na szeroką skalę ideę pracy zespołowej, co wiązało się również z masowym spłaszczaniem struktur tj. eliminacją pośrednich szczebli zarządzania.

Działania te uderzyły mocno w fundamenty koncepcji biura celkowego przynajmniej na dwa sposoby. Po pierwsze – zmniejszając zapotrzebowanie na osobne pokoje dla niższej i średniej kadry kierowniczej. Drugim – może nawet ważniejszym aspektem – była zmiana wymagań stawianych budynkom biurowym. Miały one odtąd służyć głównie zespołom roboczym, w wyniku czego obiekty z dużą liczbą wydzielonych pomieszczeń stały się z dnia na dzień praktycznie bezużyteczne.
Wydawało się, że był to moment, w którym formuła biura celkowego, stając w opozycji do nowych trendów organizacyjnych, wyczerpała się i na dobre odejdzie do lamusa...



Odstąpienie od koncepcji biura indywidualnego wydawało się prawie pewne już w połowie lat 80. XX wieku. W badaniach przeprowadzonych w tym czasie w USA i Wielkiej Brytanii uzyskano wyniki, mówiące o tym, że praca indywidualna stanowić będzie co najwyżej ok. 20% wszystkich zajęć wykonywanych w biurze. Sugerowano również, że procent ten będzie systematycznie maleć, wraz z wdrażaniem nowych metod zarządzania i organizacji pracy.
Rzeczywistość jednak po raz kolejny zaskoczyła wszystkich wieszczących rychły zmierzch biur indywidualnych. Wraz z rozwojem technik informatycznych i masowej komputeryzacji stanowisk roboczych, praca biurowa wkroczyła na nowy szczebel rozwoju. Rozpoczęła się kolejna epoka – rewolucja informatyczna.

Pracownicy biurowi zostali odciążeni dzięki zautomatyzowaniu zadań rutynowych. W kolejnym etapie – wraz z powstaniem możliwości pracy na odległość – pojawiła się nieznana dotąd formuła pracy w zespołach wirtualnych, których członkowie nie dość, że nie muszą pracować w jednym pomieszczeniu, to wręcz mogą być oddaleni od siebie nawet o tysiące kilometrów.

Wraz z rozwojem informatyzacji przedsiębiorstw, zmieniła się też natura prac wykonywanych w biurach. Zadania stawiane przed pracownikiem stały się bardziej zróżnicowane, wymagały też zwiększonej koncentracji. Zauważyć również trzeba poszerzenie grupy zadań o charakterze kreatywnym. Co ciekawe, zarówno kreatywność jak i potrzeba intensywnej koncentracji dotyczyć zaczęły większości pracowników biurowych – nie tylko odpowiedzialnych za strategiczne decyzje przedstawicieli top managementu.

Zmiany związane z rewolucją informatyczną nie pozostały bez wpływu na sposób kształtowania miejsca pracy. Zastanówmy się więc jeszcze raz skąd bierze się powrót do koncepcji biura indywidualnego – nie polegający jednak na dosłownym wskrzeszeniu budynków korytarzowo-celkowych, lecz raczej na nowym zrozumieniu istoty współczesnej pracy biurowej i stawianych przez nią wymagań.



Oderwijmy się na chwilę od samych budynków, aby odpowiedzieć na pytanie, co skłania człowieka do pracy w samotności, albo mówiąc w pewnym uproszczeniu – do czego jest nam potrzebny "własny" pokój. Powodów jest wiele, z czego wymienić możemy 5 najważniejszych.
    

Koncentracji wymaga obecnie szeroka gama czynności wykonywanych w czasie pracy. Wyróżnić można tutaj znaczną ilość zajęć, takich jak: przygotowanie wszelkiego rodzaju materiałów, raportów, pisanie, prace związane z przyjmowaniem informacji – czytanie, słuchanie (wyłączam tutaj kwestie związane ze spotkaniami – to osobna część). Nie można w tym aspekcie pominąć kwestii rozmowy telefonicznej, której komfortowe przeprowadzenie nie jest możliwe bez zapewnienia odpowiednich warunków, tj. pewnego rodzaju odcięcia od świata zewnętrznego, od codziennej aktywności, od dźwięków otoczenia; zatem i w tym, tak z pozoru odległym przypadku, mamy do czynienia z zagadnieniami koncentracji. Analizując wszelkie czynności biurowe, średnio można przyjąć, że wykonywanie zadań związanych z potrzebą silnej koncentracji to ok. 30-40% prac wykonywanych podczas dnia roboczego.
Potrzeba ta dotyczyć więc będzie w niedalekiej przyszłości znacznej części pracowników biurowych – chociażby z tego względu, że od większości z nich wymaga się coraz częściej wykonywania zadań, które wymagają samodzielnego podejmowania decyzji. Z zagadnieniem tym ściśle wiąże się kwestia doskonalenia zawodowego.

W dzisiejszych czasach gospodarki opartej na wiedzy, dynamiczny rozwój większości gałęzi nauki skutkuje szybką dezaktualizacją posiadanych umiejętności. Aby nadążyć za tymi zmianami, praktycznie wszyscy pracownicy biurowi muszą stale się uczyć i podnosić swoje kwalifikacje. Dla porównania, pięćdziesiąt lat temu, kończąc studia można było w jednym, wyuczonym zawodzie przepracować następne 40 lat. Badania amerykańskie (amerykański rynek pracy jest znacznie bardziej zaawansowany niż nasz – przyp. red.) sprzed kilku lat pokazują, że przeciętny Amerykanin będzie zmieniać profesję średnio 7 razy w życiu – co oznacza, że wyuczony zawód co ok. 7 lat staje się nieaktualny (i co za tym idzie, niedochodowy). W związku z tym firma, której zależy na utrzymaniu odpowiednio wyspecjalizowanej kadry, musi zapewniać jej należyte warunki do rozwoju. Oczywiście można wyznawać zasadę, że „jeśli chcesz się uczyć – ucz się w domu, w ten sposób będziesz bardziej konkurencyjny na rynku” – niemniej jednak współczesne przykłady dużych międzynarodowych firm, takich jak np. Hewlett-Packard, wskazują, że edukowanie pracownika w czasie godzin pracy opłaca się znacznie bardziej. Chociażby dlatego, że takie postępowanie – poza skutkiem doraźnym – buduje w ludziach pewien rodzaj więzi z firmą. W czasach rozwoju wirtualnych metod pracy, które poza niezaprzeczalnymi zaletami mają rzecz jasna również wady (m.in. zanik poczucia przynależności do firmowej społeczności), każda inicjatywa mająca na celu związanie pracownika z przedsiębiorstwem jest działaniem korzystnym w perspektywie długofalowej.


Kolejnym ważnym aspektem – związanym też pośrednio z koncentracją – jest aspekt prac o charakterze koncepcyjnym, który w coraz to większym stopniu dotyczyć może większości pracowników. Zastanówmy się zatem jakie prace we współczesnym biurze możemy nazwać pracami kreatywnymi? Paradoksalnie, w nowocześnie zarządzanej firmie, doskonalącej z dnia na dzień procesy pracy, niemalże wszystkie zadania zawierać w sobie mogą element kreatywny. Może występować on w sposób bezpośredni w samych czynnościach, których jest i tak niemało (od opracowania nowego wzoru papieru firmowego, przez przygotowanie planu dnia, aż do sporządzenia raportu z wykonanego projektu), może też dotyczyć ulepszenia sposobu wykonywania zadań; na marginesie mówiąc, plotka głosi, że Henry Ford kiedy chciał poprawić jakiś element procesu w swojej słynnej taśmie produkcyjnej, kierował tam nie grzeszącego przepracowaniem polskiego majstra...  
Powróćmy jeszcze do istoty kreatywności. Niezwykle ważną rzeczą, podkreślaną przez wszystkich badaczy zajmujących się tym zagadnieniem, jest potrzeba zapewnienia specyficznych warunków tak, by wspomniana kreatywność mogła się pojawiać w sposób ciągły. Na czym to polega? Odpowiedź daje nam znany badacz kreatywności Michail Csikesmihayli, który twierdzi, że mózg ludzki zaczyna działać najbardziej twórczo w momencie przechodzenia pomiędzy różnymi stanami. Wynika z tego, że samo odosobnienie, koncentracja – nie jest wystarczające z punktu widzenia kreatywności. Konieczne jest zapewnienie  warunków kontrastowych – w tym wypadku, w zestawieniu z odosobnieniem, będzie to kontakt z ludźmi. Widzimy więc, że indywidualne pomieszczenie jest do tego celu niezbędne, lecz jednak niewystarczające. Co ciekawe, z tego samego powodu  – braku zróżnicowania – nie sprzyjają kreatywności przejrzyste układy biurowe typu open space. Można powiedzieć, że są to dwa skrajne bieguny tego samego, nierozwiązywanego problemu.


W najbardziej oczywisty sposób potrzeba poufności występuje w zawodach takich jak lekarze czy prawnicy – profesjach kojarzonych z tajemnicą zawodową. Spróbujmy jednak nieco szerzej spojrzeć na tę kwestię, albowiem wbrew pozorom, potrzeba ta dotyczy znacznie szerszego wachlarza profesji, niż tylko tych wspomnianych powyżej. Do tej grupy możemy niezaprzeczalnie zaliczyć takie zadania jak: negocjacje, doradztwo, handel – zawody, które również wymagają zapewnienia odpowiednich warunków, zbudowania atmosfery zaufania, stworzenia klimatu spokoju, pewnego odcięcia od świata zewnętrznego – warunków, których nie można zapewnić w otwartej przestrzeni biurowej; dla realizacji tych zadań potrzebne jest miejsce bezpieczne takie jak np. biuro indywidualne.


Kolejnym elementem, dotąd pomijanym w naszych rozważaniach, jest kwestia personalizacji miejsca pracy. Zagadnienie to porusza dwa ważne aspekty z których pierwszy – ważny, choć z pozoru dosyć prozaiczny – związany jest z poczuciem wygody, wynikającej z tego, że wszystkie materiały, przybory i narzędzia niezbędne do pracy są zawsze tam gdzie je wcześniej zostawiliśmy. Drugim ważnym aspektem personalizacji miejsca pracy są osobiste elementy wystroju, takie jak: zdjęcie rodziny, pocztówki od znajomych, dyplomy itd. – generalnie, wszystkie te rzeczy, które nie są bezpośrednio związane z wykonywanymi zadaniami. Pozwalają one jednak człowiekowi na zachowanie pewnego rodzaju równowagi wewnętrznej – chociażby przez to, że przypominają nam po co pracujemy...

Dlaczego warto o tym wspomnieć? Od pewnego czasu zaobserwować można nową  tendencję związaną z wykorzystaniem biur indywidualnych, polegającą na tym, że poszczególne pokoje nie mają swoich stałych użytkowników. W zamian za to, pracownicy potrzebujący wydzielonego miejsca pracy, mogą korzystać w miarę potrzeb z większej liczby pomieszczeń tego typu – na zasadzie podobnej do wynajmu pokoju hotelowego. Rozwiązanie takie ma wiele atutów, z których najważniejszy to wyraźne zmniejszenie kosztów związanych z wynajmem powierzchni biurowej. Nie jest ono jednak pozbawione pewnych mankamentów, z których najczęściej podkreśla się właśnie brak elementów osobistych w wystroju i wyposażeniu wnętrza. Do rozwiązań minimalizujących te niedogodności zalicza się przede wszystkim ruchome kontenery na przybory i dokumenty, z którymi (jak z walizką na kółkach) pracownicy przechodzą do zarezerwowanego wcześniej pokoju. Kierunek ten jest obecnie dosyć intensywnie rozwijany przez producentów mebli, którzy proponują nawet całe ruchome moduły składające się z małej szafki, fotela i kasetki na osobiste drobiazgi.
Innym sposobem personalizacji stanowiska roboczego jest  wykorzystanie do tego celu ekranu komputera. Elementy osobiste są często przenoszone do przestrzeni wirtualnej – w postaci tapet na ekranie, galerii zdjęć wakacyjnych umieszczanych na stronie www itp. – co niewątpliwie jest związane z rozwojem i popularnością mediów cyfrowych.   


O potrzebie wyrażenia statusu pracowników wspomniano już wcześniej, przy okazji omówienia historii rozwoju biur celkowych. Niektórzy z nas pamiętają jeszcze obszerne gabinety z zestawem mebli na wysoki połysk, umieszczonych często na podwyższeniu, no i oczywiście z wielkim orłem na ścianie vis-a-vis wejścia.
W niewątpliwy sposób służyło to wyrażeniu prestiżu osoby pracującej w takim miejscu.
Postawić można jednak pytanie, czy wraz ze współczesną nam  tendencją do demokratyzacji relacji pomiędzy pracownikami, kwestia podkreślenia indywidualnego statusu będzie nadal istotna? W sytuacji, kiedy duży nacisk kładzie się na pracę zespołową, koncepcje rozbudowanych hierarchii wywyższających jednostki, wyszły z repertuaru współczesnych menadżerów. Oczywiście możemy spotkać relikty takiego myślenia, szczególnie w firmach słabiej zarządzanych, w których przełożony nie potrafi, bądź nie chce zdobyć uznania pracowników i nie jest w stanie zaznaczyć swojej roli w inny sposób niż eksponowaniem wielkości własnego gabinetu.
Nie oznacza to bynajmniej, że potrzeba reprezentacji nie jest ważna. Należy jednak zwrócić uwagę, że po pierwsze powinna być skierowana "na zewnątrz", a po drugie – wraz z rozwojem mobilnych form pracy zminiaturyzowały się też symbole statusu; obecnie rolę tę pełnią eleganckie zegarki, wysokie modele telefonów lub laptopów oraz, lubiane szczególnie przez średni szczebel kierowniczy, firmowe samochody.



Bazując na doświadczeniach zachodnioeuropejskich stwierdzić można, że pierwotna formuła biura indywidualnego zdezaktualizowała się i nie odzwierciedla potrzeb związanych ze współczesnymi sposobami organizacji pracy. Wraz z wprowadzeniem pracy zespołowej, spłaszczeniem hierarchii, likwidacją pośrednich stanowisk kierowniczych niższego szczebla, zmniejszyło się też  zapotrzebowanie na pokoje biurowe wyrażające status stanowisk kierowniczych.
Drugim powodem, również związanym z rozpropagowaniem idei pracy zespołowej, jest fakt, że biura indywidualne nie nadają się do takiej pracy. Czy zatem oznacza to całkowity zanik tego modelu? Odpowiedź na to pytanie nie jest aż tak oczywista, gdyż – jak wykazaliśmy wcześniej – w pracy współczesnego biura niezwykle ważne będą pomieszczenia, w których pracownicy będą mogli wykonać zadania wymagające szczególnej koncentracji, co w najbliższej przyszłości będzie dotyczyć prawie 40% prac biurowych.
Czy spowoduje to renesans biur celkowych? Najprawdopodobniej nie. Takie zjawisko miało już miejsce pod koniec XX w. krajach zachodnich, jednak odstąpiono od niego na rzecz stworzenia nowych modeli biur, w których pomieszczenia do pracy zespołowej uzupełniane są pomieszczeniami do pracy indywidualnej, wykorzystywanymi w zupełnie inny sposób niż dotychczas.

W ramach niniejszego cyklu zaprezentujemy współczesne koncepcje nowoczesnych zespołów biurowych, w których zespoły robocze mogą osiągnąć największa efektywność przy jednoczesnym zapewnieniu dogodnych warunków do pracy indywidualnej. Pełne zrozumienie tych rozwiązań nie będzie jednak możliwe bez zrozumienia zasad związanych z tworzeniem biur do pracy zespołowej, które omówimy w kolejnym numerze.