Tekst: Maciej Markowski

Co miesiąc piszemy o najlepszych polskich biurach. Często są to wyjątkowo innowacyjne, kreatywne przestrzenie, zaaranżowane w nietypowy sposób. Tym razem – cos z innej beczki

Biuro consultingowe Deloitte zatrudnia 2000 pracowników – wszyscy muszą mieć dostęp do posiadanej przez nie wiedzy. Stworzenie dobrego biura dla tej firmy było więc bardzo trudne, ale udało się z pomocą biura architektonicznego Massive Design, które znało firmę Deloitte z poprzedniego projektu. „Ogólne założenia mające na celu stworzenie funkcjonalnego, przyjaznego i ergonomicznego środowiska pracy przenieśliśmy z aranżacji poprzedniej siedziby, wykorzystaliśmy więc wiele rozwiązań” – mówi Barbara Mogielnicka, kierownik biura Deloitte.


Firma musiała się przeprowadzić, ponieważ rozrosła się i potrzeba było więcej miejsca dla pracowników. W nowej lokalizacji – wieżowcu przy Al. Jana Pawła II w Warszawie - zachowano ogólny kształt biura. „Wzbogaciliśmy je o nowe pomysły, takie jak wydzielenie najwyższego piętra do przyjmowania gości i klientów. Zagospodarowaliśmy taras, a osoby dojeżdżające na rowerach mogą się odświeżyć i przebrać – do ich dyspozycji jest łazienka z prysznicem, duże szafy na korytarzach i 15 miejsc parkingowych na ich pojazdy”. Na każdym piętrze są pokoje relaksacyjne. Można odpocząć na kanapach, obejrzeć mecz, pograć w piłkarzyki lub na konsoli. Podobnie jak w większości nowoczesnych firm, te pokoje nie są monitorowane, może korzystać z nich każdy pracownik o dowolnej porze, jeśli potrzebuje odpocząć.
Piętra przydzielono poszczególnym działom, kierując się przede wszystkim ich zapotrzebowaniem na powierzchnię i możliwością łatwego wprowadzania zmian. Niektóre nie stanowiły wyzwania logistycznego przy przeprowadzce, inne nie mogły zmieniać lokalizacji w układzie funkcjonalnym biura, np. ze względu na dostęp do systemu szaf archiwalnych. Zespół doradczy składający się z członków pracowni Massive Design i przedstawicieli działów, mając na uwadze strategię rozwoju firmy, rozplanował rozmieszczenie działów na poszczególnych piętrach, a zarząd je zatwierdził, po długim namyśle zgadzając się na zajęcie trzynastego piętra…

Sukces technologii

Wiele firm odstrasza koszt inwestycji w nowoczesne technologie. Tymczasem  zakup systemu do wideokonferencji czy wprowadzenie zintegrowanego systemu drukowania może się okazać wyjątkowo korzystne pod względem finansowym.

W biurze firmy Deloitte jest jedna sala przeznaczona do wideokonferencji. Zazwyczaj używa się jej kilka razy dziennie. Rezerwacją sali i połączeniem wideokonferencji zajmuje się recepcja. Z tej formy komunikacji korzysta większość pracowników, w zależności od potrzeb – nie ma w tym zakresie ograniczeń. „Łączymy się w ten sposób zarówno z naszymi biurami regionalnymi, jak i z klientami” – mówi Barbara Mogielnicka. Zapytana o oszczędności, odpowiada: „Nic mi nie wiadomo, abyśmy mierzyli skuteczność finansową tego rozwiązania, aczkolwiek koszty związane z wyjazdami służbowymi znacząco spadły od czasu wdrożenia systemu wideokonferencji”.


W firmie funkcjonuje też ciekawy system zarządzania drukiem. Ponad cztery lata temu firma Deloitte podpisała umowę na leasing urządzeń wielofunkcyjnych z jednym dostawcą. Umowa przewiduje też obsługę reprocentrum oraz spraw związanych z dystrybucją przesyłek. System musi się sprawdzać, bo firma przedłuża umowę na kolejne cztery lata. Reprocentrum ma sens tylko w większych firmach. W obecnym biurze reprocentrum jest na parterze przy recepcji, co umożliwia przyjmowanie dużych przesyłek nieopodal wejścia.

„Reprocentrum zatrudnia trzech pracowników. Do ich obowiązków należy obróbka dokumentów na życzenie naszych pracowników – wykonywanie wielkonakładowych wydruków, kopiowanie dużej liczby dokumentów. Pojedyncze kopie, wydruki czy skany pracownicy wykonują samodzielnie w copy roomach.  Drukowanie jest tam chronione loginem z nazwiskiem użytkownika, dzięki temu nie ma możliwości, aby wydruk odebrała przypadkowa osoba. Z uwagi na dużą powierzchnię jednego piętra dostępne są też drukarki sieciowe w open space. Jest też klika drukarek gabinetowych, do osobistego użytku” – mówi Barbara Mogielnicka.

Sukces technologii

Podczas zwiedzania biura firmy Deloitte zaniepokoiła nas właściwie tylko jedna rzecz – utrudnienia w komunikacji. Rozrzucenie firmy po wielu nieprzylegających do siebie piętrach nie sprzyja osobistym kontaktom, co w korporacji bazującej  w tak dużym stopniu na dzieleniu się wiedzą, jak Deloitte, jest sporym wyzwaniem. Komunikacja międzydziałowa polega więc głównie na korespondencji elektronicznej i rozmowach telefonicznych. Jak zapewnia nas jednak pani Mogielnicka, spotkania pracowników organizowane są w salkach konferencyjnych rozrzuconych po całym biurze. Można powiedzieć, że firma poradziła sobie z tym w klasyczny sposób. Biuro firmy Deloitte nie jest rewolucyjne, ale dobrze spełnia swoje funkcje.    


Rozmowa z Barbarą Mogielnicką, kierownikiem biura Delloite Polska:

Pracownicy współprojektowali biuro?

Powołany został zespół doradczy, składający się z przedstawicieli różnych działów. Był on odpowiedzialny za podział przestrzeni biurowej, jej funkcjonalność oraz wygląd. W jego skład weszło 9 osób o odmiennych upodobaniach, oczekiwaniach i wyobrażeniach, dotyczących wyglądu miejsca pracy. Wspólnie wypracowane koncepcje oraz oczekiwania pracowników zgłaszane były do architekta. Mimo iż nawet najdrobniejsze detale były przedmiotem długich dyskusji, ostateczny efekt wart był ciężkiej pracy zespołu.

Co było największym wyzwaniem przy tworzeniu tego biura?

Myślę, że w przypadku każdego projektu związanego ze zmianą siedziby i aranżowania biura od podstaw, największym wyzwaniem jest podział powierzchni i jej alokacja. Należy podjąć wiele decyzji związanych np. z liczbą, wielkością i rozmieszczeniem pokoi, sal konferencyjnych, copy roomów, kuchni, pokoi socjalnych i do cichej pracy itp. Kluczową decyzją jest przypisanie działów do pięter i uzasadnienie tych decyzji, aby zostały zaakceptowane przez członków zarządu, którzy są jednocześnie szefami poszczególnych działów.

W jaki sposób biuro odpowiada charakterowi państwa pracy?

Biuro  zaprojektowano tak, aby każdy miał zapewnione komfortowe warunki pracy. Wszystkie piętra zaaranżowano zgodnie ze specyfiką działów. Nasza kultura korporacyjna od wielu lat opiera się na koncepcji open space, ale osoby przetwarzające poufne informacje mają wydzielone pokoje. Grupy pracowników o odmiennej specjalizacji siedzą w otwartej przestrzeni, niedaleko siebie, ale jednocześnie tak, by nie wchodzić sobie w drogę i nie przeszkadzać innym. Ważnym elementem jest zaplecze funkcjonalne, zapewniające komfort pracy w obrębie open space – salki konferencyjne, sale do spotkań, pokoje do cichej pracy, copy roomy, kuchnie czy pokoje relaksacyjne zostały zlokalizowane przy głównych ciągach komunikacyjnych, ale w miejscach odpowiednio wydzielonych, aby nie zakłócać pracy osobom pracującym w ich sąsiedztwie.


Plusy biura firmy Delloite:

✔  wyznaczenie osobnego piętra tylko do przyjmowania gości/klientów – oprócz eleganckiej, przestronnej recepcji znajdują się tu sale spotkań, które można ze sobą łączyć w celu zorganizowania konferencji lub szkolenia dla ponad 100 osób; rezerwacją sal zajmują się asystentki i recepcja, a każdy pracownik w intranecie może sprawdzić dostępność sal;  do obsługi spotkań też jest  wyznaczona osoba, która odpowiada m.in. za zapewnienie poczęstunku dla gości
✔ dobry system hot-desków dla konsultantów, którzy dużo czasu pracują u klientów, gdzie zajmują po prostu wolne biurka. Dzięki no-woczesnym rozwiązaniom telekomunikacyjnym mogą się z każdego miejsca zalogować do telefonu i korzystać z przypisanego im numeru. Osoby korzystające z systemu hot-desk mają do dyspozycji szafki (typu lockery), w których mogą przechowywać swoje osobiste rzeczy, laptopa czy dokumenty
✔ dobrze wyposażone pokoje relaksacyjne
✔ miejsca parkingowe na rowery
✔ łazienki z prysznicami
✔ urządzony taras – przy dobrej pogodzie można tam jeść posiłki
✔ przestronne, kolorowe kuchnie z pojemnikami do segregacji śmieci
✔ biblioteka z czytelnią
✔ archiwizowanie dokumentów w systemie przesuwnych szaf
✔ certyfikowana tajna kancelaria
✔ wolny dostęp do artykułów biurowych w copy roomach
✔ reprocentrum do obsługi zleceń wymagających większej ilości wydruków i ich oprawy, dystrybucji przesyłek kurierskich oraz poczty